Lokale til julebord: hvem gjør hva

Festen er over, musikken er slått av, og stolene står fortsatt rundt bordene. Ved oppvaskbenken står noen fra gjengen og ser på hverandre. Alle trodde noen andre hadde ansvaret.

Et julebord i leid lokale har mange deler, og hver del bør ha et navn. Her er hva utleieren, du som arrangør, cateringen, musikken, pynten og ryddingen ofte står for, og hva du bør avtale så ingen oppgave faller mellom to stoler. Vil du først se på hvilke lokaltyper som passer, er det skrevet om i Selskapslokaler: typer, pris og hvordan du velger riktig.

Utleieren: lokalet, nøkkelen og husets regler

Utleieren står for selve lokalet. Det betyr ofte rommet, nøkkelen eller tilgangen, og husets regler. Hva mer som er med, varierer.

Spør derfor hva som inngår i leien: bord, stoler, kjøkken og lydanlegg. Spør også hvordan du får nøkkelen, og hvem du ringer hvis noe går galt underveis. Har huset regler for alkohol, lyd eller pynt, be om dem.

Få husreglene og listen over hva som er med skriftlig.

Du som arrangør: gjestelisten, bordkartet og kveldens plan

Du eier gjestelisten, og gjestelisten styrer resten. Hvor mange som kommer, avgjør hvor stort lokale dere trenger, hvor mye mat som bestilles og hvordan bordene settes.

Bordkartet og tidsplanen for kvelden er også dine. Når skal maten komme, når blir det tale, og når starter musikken? Del planen med cateringen og den som står for musikken, så alle jobber etter det samme.

Plassbehovet avhenger av bord, dansegulv, buffé og garderobe. Et planleggingstall er et godt sted å starte, men det er lokalets oppgitte kapasitet som gjelder.

Send planen til alle som har en oppgave, ikke bare til gjestene.

Cateringen: maten, og om servering og oppdekking er med

Cateringen står for maten. Om de også dekker på, serverer og rydder av bordet, er ofte et tilvalg. Det er her mange julebord får en overraskelse.

Spør hva som er med i bestillingen, og hva som koster ekstra. Spør også om leverandøren får bruke kjøkkenet i lokalet, og om utleieren har regler for det. Hva en bestilling vanligvis inneholder, er det skrevet om i Cateringbestilling: hva er med, hva er tilvalg?. Skal du bestille mat, kan du også se på hva catering typisk innebærer.

Avtal hvem som dekker på, og hvem som tar oppvasken.

Musikken: avtal lyden med utleieren før du booker DJ

Musikken er gjerne det gjestene husker. Men lokalet kan ha regler for lyd, og det kan bo folk rundt.

Spør utleieren først. Hvor høyt kan det spilles, finnes det et lydanlegg, og når må det dempes? Når du vet det, kan du se etter en DJ eller ordne musikken selv. Avtal også hvem som setter opp utstyret, og hvem som tar det ned.

Få lydreglene før du booker noen.

Pynten: hvem som henger opp, og hvem som tar ned

Pynten gjør lokalet til et julebord. Den som henger opp, er sjelden den som tar ned, og det er der det glipper.

Spør utleieren hva som er lov på veggene. Noen lokaler tillater ikke tape eller stifter, og levende lys kan ha egne regler. Gi så pynten til noen som både henger opp og tar ned.

Én person henger opp, og den samme tar ned.

Ryddingen: én navngitt person, ikke «alle hjelper til»

«Alle hjelper til» betyr ofte at ingen gjør det. Ryddingen trenger et navn, akkurat som maten og musikken.

Avtal med utleieren hva «ryddet» betyr. Skal bordene settes tilbake, skal gulvet vaskes, og hvor skal søpla? Skriv det i avtalen, og gi oppgaven til én bestemt person. Spør også hva som skjer med depositumet hvis det ikke blir gjort.

Skriv i avtalen hva ryddet betyr.

Når hver oppgave har et navn, er det lettere å finne riktig lokale. Regn ut hvor stort lokale julebordet trenger før du spør utleieren.

Regn ut hva lokalet til julebordet bør koste før du spør utleieren.

Ofte stilte spørsmål

Hva bør være med når jeg leier lokale til julebord?

Spør om bord, stoler, kjøkken og lydanlegg er med i leien, og få svaret skriftlig.

Hvem dekker på bordene?

Det avtaler du, enten med cateringen som et tilvalg eller med noen fra gjengen.

Kan jeg ta med egen DJ?

Ofte ja, men spør utleieren om reglene for lyd før du booker noen.

Hvor stort lokale trenger vi?

Det avhenger av gjestetall, bord, dansegulv og buffé, så sjekk lokalets oppgitte kapasitet.

Hvem rydder etter julebordet?

Avtal det med utleieren og gi oppgaven til én bestemt person, slik at det ikke blir stående.