Cateringbestilling: hva er med, hva er tilvalg?
Les bestillingen, ikke bare menyen. Menyen er bare det øverste laget, og resten av svaret ligger i det du velger rundt den.
Spørsmålet her er enkelt: hva er med i en cateringbestilling, og hva legger du til selv? Først kommer det korte svaret. Så tar vi ett lag om gangen.
Det korte svaret: meny, antall kuverter og tilvalg
En cateringbestilling består av tre ting. Du velger en meny. Se etter pris per kuvert. Du skriver hvor mange kuverter du trenger. Så velger du tilvalgene, som servering og oppdekking, og spør om prisen på hvert av dem.
Rundt dette ligger tre detaljer til: allergier og spesialkost, hvordan maten kommer fram, og hvilke avbestillingsregler som gjelder. Sørg for at alt står i bestillingen før du bekrefter. Resten av posten går gjennom lagene i den rekkefølgen du møter dem.
Se etter pris per kuvert og merkede allergener på menyen
Menyen er stedet å starte, enten det er koldtbord, tapas, grill, middag eller kaker. Se etter pris per kuvert på menyen. Da kan du sammenligne uten å be om tilbud først.
Sjekk også om allergener og spesialkost er merket på menyen. Da ser du med en gang om en rett passer gjestene, og slipper et spørsmål som ellers ville kommet senere.
Legg merke til hva menyen ikke sier. Den sier gjerne hva maten koster per gjest. Den sier ikke hvordan maten kommer på bordet. Det hører til de neste lagene. Trenger du mer enn mat, kan du se andre tjenester til arrangementet samlet.
Antall kuverter skrives i bestillingen, men spør om et minimum
Neste lag er antallet. Du oppgir antall kuverter i bestillingen. Det er tallet leverandøren lager mat etter, så det lønner seg å ha gjestelisten noenlunde klar før du bestiller.
Noen leverandører har et minimum antall. Andre tar også små bestillinger. Spør om et eventuelt minimum før du bruker tid på menyen. Er dere få, sjekk det først.
Servering og oppdekking er ofte tilvalg med egen pris
Her ligger den delen av svaret som oftest overrasker. Servering og oppdekking følger ikke alltid med maten. Ofte er det tilvalg.
Leverandørene gjør dette ulikt. Noen leverer maten ferdig anrettet, klar til å settes fram. Andre tilbyr full servering med oppdekking og rydding som tilvalg. Spør om prisen på hvert tilvalg, og sjekk at den står i bestillingen før du bekrefter.
Det betyr at to bestillinger fra samme meny kan se helt forskjellige ut. Den ene er mat på fat. Den andre er mat, servering og bord som ryddes etterpå. Bestem hva du trenger, og velg det i bestillingen. Da er det avklart før du bekrefter, ikke i e-posttråder etterpå.
Send allergier og spesialkost med bestillingen
Menyen kan vise allergenene. Gjestene dine har sine egne behov. Det neste laget kobler de to sammen.
Skriv allergier og spesialkost, som vegetar, vegansk og glutenfritt, direkte i bestillingen, og sjekk at leverandøren får beskjeden sammen med den. Da ligger den ikke i en egen melding som kan bli borte, og ingenting glipper i en e-posttråd.
Samle beskjedene fra gjestene før du bestiller. Da skriver du dem inn én gang, på riktig sted.
Levering, henting eller full servering velges før du bekrefter
Maten skal fram til der dere er. Du velger mellom levering, henting eller full servering med oppdekking, der leverandøren tilbyr det. Ikke alle tilbyr alle tre, så se hva den aktuelle leverandøren har.
Valget henger sammen med tilvalgene. Velger du henting, er det du som frakter og setter fram maten. Velger du full servering, gjør leverandøren mer av jobben. Skal du ordne bordene selv, kan du leie servise og bord hvis du dekker på selv.
Avbestillingsreglene er leverandørens, så be om dem
Det siste laget er det færrest leser. Planer endrer seg, og antallet gjester kan både falle og øke.
Avbestillingsreglene settes av leverandøren. Be om dem før du bestiller, og les dem på samme måte som du leser prisen. To menyer som ligner hverandre, kan ha ulike regler. Er datoen usikker, kan det avgjøre hvilken du velger.