En caterer som skal levere treretters middag til 60 gjester i en bedriftslokale, men oppdager på befaringen at "kjøkkenet" er en vask og en mikrobølgeovn. En privatperson som planlegger 50-årsdag og trenger et lokale der en cateringleverandør faktisk kan varme og anrette maten uten å kjøre ekstra utstyr selv. En bedrift som booker julebord for 80 ansatte og vil vite om lokalet har fast servering inkludert, eller om de må bestille catering separat og håpe at leverandøren rekker å rigge før gjestene kommer. Alle tre støter på det samme problemet: lokalebeskrivelser sier sjelden noe presist om kjøkkenfasiliteter, og "catering mulig" kan bety alt fra et fullt restaurantkjøkken til en enkel platetopp.
Hva "kjøkkenfasiliteter" faktisk betyr for en caterer
For en caterer eller mattjeneste er ikke spørsmålet om et lokale har et kjøkken, men hva slags kjøkken det er. Et storhusholdningskjøkken med komfyr, stekeovn i industristørrelse, kjøle- og fryserom og oppvaskmaskin for gastronorm-brett lar en leverandør lage og anrette maten på stedet. Et enklere serveringskjøkken har kanskje bare platetopp, mikrobølgeovn og et par kjøleskap, godt nok til å varme og anrette ferdiglaget mat, men ikke til å tilberede fra bunnen. Mange lokaler har verken av delene, bare en pause- eller kjøkkenkrok med kaffetrakter og vask, uegnet for annet enn kake og kaffe. Skiller ikke lokalebeskrivelsen mellom disse tre nivåene, ender caterere opp med å oppdage mangelen på befaringsdagen eller, verre, på selve arrangementsdagen, når det er for sent å bestille inn ekstra utstyr.
Fast servering eller catering du bestiller selv: to ulike bookinger
Lokaler med servering deler seg i praksis i to modeller, og de stiller helt ulike krav til hva som må bookes og av hvem:
- Fast servering. Lokalet har egen kjøkkendrift eller en fast avtale med én cateringleverandør, og servering følger med leien eller bestilles som et tilvalg i samme booking. Dette er typisk for selskapslokaler og hoteller som selv driver kjøkkenet, og du slipper å finne en egen leverandør.
- Frittstående catering. Du booker lokalet og cateringleverandøren separat, og lokalet stiller bare kjøkkenfasilitetene til rådighet for leverandøren du selv velger. Dette gir mer frihet til å velge meny og pris, men krever at du sjekker at lokalets kjøkken faktisk dekker det leverandøren trenger, og at leveringstidspunktet er avklart med begge parter.
En tredje variant, vanlig ved bursdager og mindre private arrangementer, er selvcatering: du lager eller kjøper maten selv og bruker lokalets kjøkken bare til oppbevaring og anretning. Da holder det ofte med kjøleskap og en platetopp, men sjekk alltid om lokalet krever egen rengjøring av kjøkkenet etter bruk, siden det ofte er en egen post i avbestillings- og depositumvilkårene.
Hva som må avklares før du bestiller, uansett anledning
Bursdager, bedriftsfester og høytider som jul og påske stiller litt ulike krav til hva som må stå klart før du bestiller:
- Bursdager og private feiringer: kjøleskapskapasitet for kaker og drikke, og om det er nok bord og servise til gjestetallet, eller om det må leies inn i tillegg.
- Bedriftsfester og julebord: leveringstidspunkt som ikke kolliderer med rigging av lyd, lys og bordplassering, og om lokalet har varmeholdere for buffet slik at maten holder temperatur gjennom hele kvelden.
- Høytider: cateringleverandørers kapasitet er lavest akkurat i høysesongen rundt jul og påske, så både lokale og leverandør bør bestilles tidligere enn ellers, og allergihensyn bør avklares skriftlig i god tid, ikke muntlig på dagen.
Uansett anledning bør du få skriftlig bekreftet om servering er inkludert i leieprisen eller kommer som eget tillegg, siden dette er den vanligste kilden til overraskelser på fakturaen etter arrangementet.
Slik løser Digilist booking av catering og lokale med kjøkken
I Digilist ser du kjøkkenfasilitetene til hvert lokale spesifisert før du booker, om det er et fullt storhusholdningskjøkken, et enklere serveringskjøkken eller bare en kjøkkenkrok, i stedet for en vag setning om at "catering er mulig". Cateringleverandører ligger samlet med meny og pris per kuvert synlig, slik at du kan sammenligne og booke direkte med Vipps, uten å sende forespørsler og vente på svar, som du kan lese mer om i hvordan du bestiller catering med pris og ledig dato synlig. Trenger du i tillegg utstyr som telt, bord eller lydanlegg til arrangementet, booker du det i samme bestilling som lokale og catering, med samlet pris og én bekreftelse, samme prinsipp som beskrevet i leie utstyr til fest i én bestilling. Er lokalet en av dem med fast servering, ser du det tydelig merket, slik at du vet med en gang om du trenger en egen cateringleverandør eller ikke.
Vanlige spørsmål om catering og servering
Hvordan vet jeg om et lokale har egnet kjøkken til at cateringleverandøren min kan levere der? Sjekk om lokalet er merket med storhusholdningskjøkken, enklere serveringskjøkken eller bare kjøkkenkrok før du booker, og avklar med leverandøren om det dekker det de trenger for menyen din.
Er catering alltid inkludert i leieprisen for et selskapslokale? Nei. Noen lokaler har fast servering inkludert eller som tilvalg, mens andre bare stiller kjøkkenet til rådighet for en cateringleverandør du bestiller selv. Sjekk alltid dette før du booker.
Hvor lang tid i forveien bør jeg bestille catering til jul eller påske? Cateringleverandørers kapasitet er lavest i høysesongen rundt høytidene, så bestill lokale og leverandør tidligere enn du ville gjort ellers, og avklar allergihensyn skriftlig i god tid.
Kan jeg bruke egen mat i et lokale med kjøkken, selv om lokalet har fast servering? Det varierer fra lokale til lokale. Noen tillater selvcatering mot at du rengjør kjøkkenet selv etter bruk, mens andre krever at maten kommer fra deres faste leverandør. Sjekk vilkårene før du booker.
Book lokale og catering samlet, uten gjetting om kjøkkenet
Skal du feire bursdag, arrangere bedriftsfest eller planlegge et julebord, trenger du ikke lenger gjette hva et lokales "kjøkken" faktisk innebærer eller sende forespørsler til fem cateringleverandører og vente på svar. Digilist viser kjøkkenfasiliteter og servering tydelig på hvert lokale, og lar deg booke lokale, cateringleverandør og utstyr i samme bestilling, med fast servering merket tydelig der det gjelder.