Leieprisen på lokalet er sjelden hele historien. Et bryllup for 80 gjester i Sandefjord kan ha en lokalleie på 18 000 kroner og et totalbudsjett på over 180 000 kroner, fordi catering, utstyr, dekor og overnatting til gjestene kommer i tillegg. Denne artikkelen går gjennom hele regnestykket, ikke bare leien, slik at dere vet hva dere faktisk må sette av før dere begynner å booke.
Hva bryllupslokalet faktisk koster
Leieprisen dekker som regel selve lokalet i et gitt tidsrom, ofte 8 til 12 timer. I tillegg kommer nesten alltid et depositum, gjerne 3 000 til 10 000 kroner avhengig av lokalets størrelse og verdi på inventar. Sjekk hva grunnprisen faktisk inkluderer: noen lokaler i Bergen-området leverer bord, stoler og garderobe i prisen, mens andre kun leier ut tomme fire vegger. Spør konkret om rengjøring, strøm og tilgang kvelden før er inkludert, for det er her mange budsjetter sprekker allerede fra start. Be også om å få vite hvor mange timer før arrangementet dere får tilgang til å pynte og rigge, siden ekstra rigge-tid ofte faktureres som overtid selv om festen ikke har startet.
De skjulte postene som ikke står i annonsen
Flere kostnader dukker først opp når kontrakten er signert. Regn med at disse postene til sammen kan legge 10 000 til 25 000 kroner på toppen av leieprisen:
- Overtid utover avtalt tidsrom, ofte 1 500 til 3 000 kroner per time
- Rydding og vask hvis dere ikke gjør det selv, gjerne 2 000 til 5 000 kroner
- Skjenkebevilling eller alkoholservering hvis lokalet ikke har egen bevilling fra før, som kan koste flere tusen kroner i søknadsgebyr og administrasjon
- Forsikring mot skader på lokale eller inventar, typisk 500 til 1 500 kroner for en kveld
- Strømforbruk utover normalt, særlig ved lyd, lys og oppvarming av telt
Be alltid om en fullstendig prisliste skriftlig før dere signerer, ikke bare et muntlig anslag fra utleier. En skriftlig liste gjør det også enklere å sammenligne to lokaler som i utgangspunktet virker likt priset.
Betalingsplan: slik unngår dere at hele beløpet forfaller på én gang
De fleste lokaler og cateringleverandører krever et forskudd ved signering, ofte 20 til 30 prosent av totalprisen, for å sikre datoen. Restbeløpet forfaller som regel 14 til 30 dager før bryllupet, når endelig gjesteantall er bekreftet. Sett opp en betalingsplan for hele budsjettet, ikke bare lokalet: fotograf og DJ krever ofte forskudd ved bestilling, mens catering fakturerer basert på endelig gjestetall nærmere datoen. Sett av en egen konto eller et eget regneark til bryllupsbudsjettet fra dag én, slik at dere fortløpende ser hvor mye som faktisk er betalt og hva som gjenstår før hver forfallsdato.
Catering og drikke: den største enkeltposten
Mat og drikke utgjør normalt 40 til 50 prosent av totalbudsjettet. Prisen per kuvert varierer typisk fra 900 til 1 800 kroner for en tre retters middag med enkel drikkepakke, og opp mot 2 500 kroner for en full alt inkludert-pakke med aperitiff, vin til maten og kaffe. Ved 100 gjester utgjør det alene 90 000 til 250 000 kroner. Barn under 12 år og spesialdietter faktureres som regel til redusert pris, så meld inn allergier og aldersfordeling tidlig for å unngå å betale full pris for alle. Fordelen med å booke catering gjennom samme kanal som lokalet er at dere unngår å forhandle logistikk, ankomsttid og kjøkkentilgang separat med en leverandør som ikke kjenner stedet fra før.
Utstyr dere må leie i tillegg
Sjekk nøye hva som faktisk følger med lokalet før dere legger inn ekstra utstyr i budsjettet:
- Telt og seating for utendørs selskap, fra 15 000 kroner og oppover avhengig av gjesteantall
- Lyd og lys til tale og dans, ofte 3 000 til 8 000 kroner
- Bord, stoler og duker hvis ikke inkludert, typisk 100 til 200 kroner per gjest
- Servise og glass hvis cateringen ikke leverer dette selv
Et lokale som allerede har bord, stoler og grunnleggende lyd inkludert i leien kan i praksis være billigere enn et rimeligere lokale hvor alt må leies inn separat. For 80 gjester kan forskjellen mellom "alt inkludert" og "tomme vegger" fort utgjøre 20 000 til 30 000 kroner i ekstra utstyrsleie. Se derfor alltid på totalprisen, ikke timeprisen på selve leien.
Tjenester rundt bryllupet
DJ, fotograf, dekoratør og toastmaster kommer i tillegg til lokale og mat. En fotograf for en hel dag koster gjerne 15 000 til 30 000 kroner, en DJ 8 000 til 15 000 kroner, og blomster og dekor fra 10 000 kroner og oppover avhengig av ambisjonsnivå. Sett av god tid til å bestille disse tjenestene, særlig fotograf og DJ i høysesong fra mai til august, der de mest etterspurte leverandørene ofte er fullbooket 6 til 12 måneder i forveien.
Overnatting til gjester
Hvis mange gjester reiser langt, bør overnatting inn i budsjettet tidlig, selv om det ofte er gjestene selv som betaler. Et dobbeltrom på hotell nær lokalet koster typisk 1 200 til 2 200 kroner natten i høysesong, mens en hytte eller et feriehus for flere kan ligge på 3 000 til 6 000 kroner natten. Nærhet til lokalet påvirker prisen direkte: overnatting innen gangavstand er ofte 20 til 30 prosent dyrere enn tilsvarende tilbud noen kilometer unna. Spør om rabatt ved å reservere flere rom samlet under samme navn eller referanse: mange hoteller og utleiere av feriehus gir 10 til 15 prosent rabatt ved blokkbooking av fem rom eller flere, mot at brudeparet står som kontaktpunkt for betaling. Har brudeparet ansvar for å reservere rom til nære familie, bør dette legges inn som egen budsjettpost.
Slik bygger du et realistisk totalbudsjett
Bruk disse to eksemplene som utgangspunkt, og juster postene etter egne prioriteringer.
For 60 gjester: lokale 20 000 kroner, catering 72 000 kroner, utstyr og dekor 25 000 kroner, tjenester (DJ, foto, blomster) 45 000 kroner. Totalt rundt 162 000 kroner, altså cirka 2 700 kroner per gjest.
For 120 gjester dobles ikke alt lineært: lokale 30 000 kroner (større sal), catering 144 000 kroner, utstyr og dekor 35 000 kroner, tjenester 55 000 kroner. Totalt rundt 264 000 kroner, cirka 2 200 kroner per gjest, fordi faste poster som DJ og fotograf ikke øker med gjesteantallet. Sett alltid av en buffer på 10 til 15 prosent til uforutsette kostnader, uansett gjesteantall.
Sammenligne tilbud uten å miste oversikten
Når tre lokaler og fire cateringleverandører sender hvert sitt tilbud i ulike formater, er det lett å sammenligne feil ting: ett tilbud inkluderer mva, et annet ikke, ett inkluderer bord og stoler, et annet ikke. Be hver leverandør spesifisere pris per gjest, hva som er inkludert, og hva som er tillegg, og sett tilbudene opp i samme regneark før dere bestemmer dere. Det er den eneste måten å se hvilket tilbud som faktisk er billigst når alt er talt med.
Få oversikt over hele budsjettet på ett sted
Med Digilist søker dere opp bryllupslokaler og ser ledig kapasitet, pris og hva som er inkludert, i én oversikt. Der lokalet tilbyr utstyr, catering eller tilleggstjenester i tillegg til leien, ser dere det samlet i annonsen i stedet for å hente informasjon fra flere kilder. Søk opp lokaler i deres område og sammenlign totalpris, ikke bare leiepris, før dere bestemmer dere.