Å arrangere en cup i idrettshall er en annen øvelse enn å booke fast treningstid. Da handler det om å sette sammen et helgeprogram på tvers av flere haller, ofte i flere kommuner, uten å ringe rundt til hver enkelt driftsleder for å sjekke hva som er ledig. Jobben havner som regel på én person i arrangørkomiteen, gjerne en frivillig som gjør dette ved siden av jobb og som ikke har tid til å sjekke tilgjengelighet manuelt i fem ulike system. Digilist samler ledig kapasitet i én oversikt, slik at arrangørkomiteen kan planlegge kampoppsettet før noen andre har rukket å booke unna banene de trenger.
Hvorfor booking til turnering skiller seg fra vanlig treningstid
En fast treningstid er én bane, én ukedag, samme klokkeslett gjennom hele sesongen. En turnering er motsatt: mange baner, komprimert i tid, med behov for å se alt samtidig for å unngå kollisjoner i kampoppsettet. En helgecup med tolv lag fordelt på tre haller er et vanlig format, og et slikt oppsett fører fort til et sted mellom 30 og 40 tidsluker som må bookes riktig i forhold til hverandre, ikke bare hver for seg. Ringer arrangøren rundt til hver hall separat, oppdager de gjerne for sent at to haller er opptatt akkurat i det tidsrommet finalene skulle spilles.
Problemet forsterkes av at haller i ulike kommuner ofte bruker ulike system for booking, med ulike åpningstider for når neste sesong eller helg legges ut. En arrangør som skal koordinere tre haller i tre kommuner må da forholde seg til tre separate rutiner, tre kontaktpersoner og tre ulike svartider, bare for å finne ut hva som faktisk er ledig.
Se ledige tider i flere idrettshaller samtidig, i én oversikt
Digilist viser ledig kapasitet i flere haller side om side, også når hallene ligger i ulike kommuner. Arrangøren i Lillestrøm kommune kan se ledige tider i egen hall og i en nabohall i Bærum kommune i samme skjermbilde, uten å logge inn i to forskjellige system. Kalenderen oppdateres i sanntid, så en tidsluke som blir booket av en annen bruker forsvinner fra oversikten med det samme, ikke dagen etter.
Oversikten kan filtreres på dato, kommune og hallstørrelse, slik at arrangøren raskt kan se hvilke haller som faktisk har plass til antall baner cupen krever samtidig. Det er forskjell på en hall med to fullstørrelse håndballbaner og en hall med én, og den forskjellen bør være synlig før programmet legges, ikke oppdages etter at påmeldingen er åpnet.
Blokkbooking av flere baner og tidsluker til cupen
I stedet for å booke én og én time, kan arrangøren reservere en hel blokk, for eksempel alle baner i en hall fra lørdag klokken 08 til søndag klokken 18. Blokken holdes av mens kampoppsettet legges, og bekreftes først når programmet er klart, slik at arrangøren ikke risikerer å miste tiden til en annen bruker midt i planleggingen.
Det gjør det mulig å:
- Legge kampoppsettet først og booke deretter, i stedet for å tilpasse programmet til enkelttimer som er ledige
- Holde av samme blokk i flere haller parallelt, slik at semifinaler og finaler ikke krasjer med andre arrangement
- Justere blokken underveis i planleggingen, for eksempel utvide med en time hvis programmet blir tettere enn først antatt, uten å miste allerede bekreftede tider
- Se hvor lenge en holdt blokk er gyldig før den må bekreftes, slik at arrangøren ikke mister tiden ved en forglemmelse
Send program og bekreftelse til alle deltakende lag
Når blokkene er bekreftet, går kampoppsett og bekreftelse ut til hvert lag automatisk, med hall, bane og klokkeslett. Et lag som er påmeldt til tre kamper fordelt på to haller får ett samlet program, ikke tre separate e-poster fra tre ulike avsendere. Bekreftelsen sendes på e-post og kan videresendes som lenke i lagets egen kommunikasjonskanal, slik at trenere og foreldre har samme informasjon uten at noen må skrive det om manuelt.
Det reduserer antall "hvor skal vi møte"-henvendelser til arrangørkomiteen betraktelig i dagene før cupen. For en komité på tre til fire frivillige er dette ofte forskjellen mellom en rolig fredag før cupstart og en telefon som ringer uavbrutt.
Håndtere avbud og bytte av tid mens turneringen pågår
Avbud skjer, også midt i en turneringshelg: et lag trekker seg, en kamp flyttes fordi en hall får teknisk feil, eller en dommer melder forfall og kampen må forskyves. Endringen registreres i kalenderen med det samme, og alle som er berørt av den konkrete tidsluken varsles automatisk. Ingen andre arrangement i Digilist, verken andre lags kamper eller privatpersoners bookinger senere samme dag, påvirkes av endringen. Det er én bane som flyttes, ikke hele oppsettet som må ryddes opp i manuelt.
Har arrangøren satt av en reservetid i forkant, kan den tildeles direkte fra oversikten uten å måtte sjekke andre bookinger på nytt. Det sparer verdifull tid midt i en travel turneringshelg, når komiteen uansett har nok å følge med på.
Samlefaktura til klubben, sponsor eller arrangørkomité
En cup med flere haller genererer normalt flere fakturaer, én per hall eller kommune, ofte med ulike betalingsfrister og ulike kontaktpersoner i regnskapsavdelingen. Digilist samler leiekostnaden for alle bookede tider i én faktura, stilet til klubben, arrangørkomiteen eller en sponsor som dekker hallkostnaden. Det gjør regnskapet enklere for en frivillig kasserer som ellers må avstemme fem separate fakturaer fra fem ulike drifter etter cuphelgen.
Eksempel på en typisk avregning
En helgecup med tre haller og 24 kamper kan generere leiekostnad fordelt på over ti separate tidsluker. Med samlefaktura får arrangøren én sum og én betalingsfrist å forholde seg til, i stedet for å purre på seg selv i etterkant for å holde styr på hva som er betalt til hvem. Det gjelder også når hallene ligger i kommuner med ulikt prisregulativ: Digilist regner ut riktig pris per hall i bakgrunnen, men arrangøren trenger bare forholde seg til én samlet sum.
Sjekkliste før dere åpner påmelding
- Er ledig kapasitet i alle aktuelle haller bekreftet for hele turneringsperioden, ikke bare deler av den
- Er blokkene booket med god nok margin mellom kamper til omkledning og klargjøring av bane
- Har alle deltakende lag fått bekreftelse med korrekt hall, bane og klokkeslett
- Er det avklart hvem som mottar samlefakturaen, og innen hvilken frist
- Er det satt av en reservetid dere kan flytte til ved avbud eller forsinkelse
- Vet komiteen hvem som har fullmakt til å bekrefte eller justere en holdt blokk hvis planen endrer seg siste uken
Vanlige spørsmål om ledige tider og booking i idrettshall
Kan vi se ledige tider i flere idrettshaller uten å kontakte hver driftsleder? Ja, oversikten i Digilist viser tilgjengelighet på tvers av haller og kommuner samlet, oppdatert i sanntid.
Kan vi booke flere baner samtidig til én turnering? Ja, blokkbooking lar dere reservere flere baner og tidsluker i én operasjon, i stedet for å booke hver time separat.
Hva skjer med resten av programmet hvis ett lag melder avbud? Kun den aktuelle tidsluken frigjøres eller flyttes. Resten av kampoppsettet og andre arrangement i hallen påvirkes ikke.
Kan vi samle alle hallkostnadene i én faktura? Ja, Digilist kan samle leiekostnaden for flere haller og tidsluker i én samlefaktura til klubb, arrangørkomité eller sponsor, selv når hallene ligger i ulike kommuner.
Fungerer det når hallene har forskjellig prisregulativ? Ja. Hver hall beholder sitt eget prisregulativ i bakgrunnen, mens arrangøren likevel bare forholder seg til én samlet sum på fakturaen.
Kan vi holde av en blokk før vi har bekreftet påmeldingen fullt ut? Ja, en blokk kan holdes mens kampoppsettet ferdigstilles, og bekreftes først når programmet er klart.
Skal dere sette sammen kampoppsettet for neste cup uten å ringe rundt til hver hall? Book en demo med Digilist og se hvordan flere haller samles i én oversikt.