Lokale til sesongavslutning for laget

Hvor skal laget feire når sesongen er over, garderoben er for trang og ingen foreldre har en stue stor nok?

Svaret er ofte et leid lokale, men det er valgene rundt lokalet som avgjør om kvelden blir god. Her følger vi et tenkt lag gjennom de valgene, fra gjestelisten til ryddingen. Laget finnes ikke, men spørsmålene er de samme for de fleste lag.

Et tenkt lag, en sesong som er over

Tenk deg et håndballag med spillere, foreldre og trenere. Den siste kampen er spilt, draktene er samlet inn, og i foreldregruppens chat spør noen om det blir avslutning i år også. Alle svarer ja. Ingen svarer på hvem som ordner det.

Til slutt tar én av foreldrene på seg å finne lokale. Det er det første gode valget laget gjør: én person har ansvaret for kontakten med utleieren, og alle andre vet hvem de skal spørre.

Én person booker, slik at utleieren har én kontakt og laget har ett svar.

Hvem som skal være med: spillere, søsken, foreldre og trenere

Den som booker, starter med å telle, og oppdager raskt at gjestelisten vokser. Spillerne og trenerne er selvsagte. Men skal søsken være med? Og besteforeldrene som har stått på tribunen hele sesongen?

Laget bestemmer seg for at alle i familien er velkomne, og da endrer programmet seg også. En sittende middag krever mer plass enn en kveld der folk går rundt med en tallerken og prater. Kapasitetskalkulatoren har oppsett for både sittende middag og mingling, og gir et planleggingstall å gå ut fra. Det er likevel lokalets oppgitte kapasitet som gjelder.

Bestem programmet før du teller plasser, for det er programmet som avgjør hvor mye plass dere trenger.

Hva lokalet må ha: bord, kjøkkenadgang og plass til en prisutdeling

Foreldrene vil gjerne ta med mat selv, slik de alltid har gjort på dugnad. Da blir kjøkkenet viktigere enn utsikten. Den som booker, spør om kjøkkenadgang er med i leien, om det finnes kjøleskap og servise, og om det er regler for hva som kan lages der. Vil laget heller slippe matlagingen, spør utleieren om catering er lov, og om de har en leverandør de pleier å bruke.

Så er det prisutdelingen. Treneren skal si noen ord, og hver spiller skal fram og hente noe. Det krever et sted i rommet der alle kan se, og at en enkel tale høres helt bakerst. Spør utleieren om lokalet har lydanlegg. Har det ikke det, bør dere avklare om dere kan ta med lyd og lys selv.

Tenk på kvelden som tre deler: mat, prisutdeling og tid til å prate. Lokalet må fungere for alle tre.

Pris og dato: hverdag, helg og hva som kommer i tillegg

Den første datoen alle foreslår, er en lørdag. Lørdag er mest ettertraktet, og det kan merkes på prisen. Laget ser på en fredag og en søndag i tillegg, og spør om pris for alle tre.

Den som booker, bruker leiepriskalkulatoren for å få et grovt bilde før samtalen med utleieren. Et grendehus eller foreningslokale er den nærmeste lokaltypen for en slik fest. Kalkulatoren justerer for antall gjester, ukedag og sesong, og gir et estimat, ikke et tilbud. Den minner også om det som ofte kommer i tillegg til grunnleien: rengjøring, bemanning, utstyr, catering og depositum.

Spør hva som er med i prisen før du sammenligner prisene.

Hvem som rydder når festen er over

Prisutdelingen er ferdig, kaken er spist, og de minste sover på en benk. Nå kommer spørsmålet ingen tok opp i chatten: hvem stabler stolene og vasker kjøkkenet?

Laget har avtalt det skriftlig med utleieren på forhånd. De vet om rengjøring er med i prisen, hva som må være gjort før de går, og hvordan nøkkelen leveres tilbake. Et lite ryddelag av foreldre er satt opp før kvelden, ikke etter. Det er også det som gjør at depositumet kommer tilbake.

Fordel ryddingen før festen, ikke når de fleste har gått hjem.

Det laget tok med seg til neste år

Da sesongen var over, skrev den som booket et kort notat til neste års foreldregruppe. Det sto ikke mye der: hvem som var med, hva lokalet hadde, hva som var med i prisen, og hvem som ryddet. Men det var nok til at neste avslutning starter med et svar i stedet for et spørsmål i chatten.

Det viktigste laget lærte, var at lokalet var den enkle delen. Det som gjorde kvelden god, var at noen bestemte programmet, spurte om kjøkkenet og avtalte ryddingen før festen startet.

Få et veiledende prisintervall, med grendehus eller foreningslokale som utgangspunkt.

Ofte stilte spørsmål

Hvor stort lokale trenger laget til sesongavslutning?

Det avhenger av hvor mange som kommer og om de sitter eller står, og det er lokalets oppgitte kapasitet som gjelder.

Er det billigere å holde avslutningen på en hverdag?

Ofte, siden lørdag er mest ettertraktet, men be om pris for akkurat deres dato.

Trenger vi kjøkken?

Det er nyttig hvis foreldrene skal servere mat, så spør hva som følger med i leien.

Kan vi ta med egen mat?

Spør utleieren hva som er lov, og om det er regler for kjøkkenet.

Hvem bør booke lokalet?

Én person fra laget eller foreldregruppen, slik at utleieren har én kontakt.