En kontorleder som bestiller trening til 25 ansatte hver tirsdag klokken 16 har et annet problem enn den som booker én enkelttime. Avtalen skal vare et halvt år, faktureres til firmaet og administreres av flere personer samtidig, uten at noen må huske å booke på nytt hver uke. Dette er guiden for den avtalen, ikke for drop-in-timen.
Hvorfor bedrifter bestiller fast trening fremfor enkelttimer
En enkelttime løser ingenting for en bedrift som vil tilby ukentlig trening som frynsegode. Ansatte trenger et forutsigbart tidspunkt de kan planlegge rundt, og HR trenger én avtale å forholde seg til, ikke 20 separate bestillinger i året. Et selskap med 35 ansatte i Sandvika som booker badminton hver onsdag sparer typisk 15 til 20 enkeltbookinger sammenlignet med å reservere uke for uke, og slipper risikoen for at tiden er tatt neste gang noen husker å booke.
Trening som personalgode fungerer dessuten dårlig hvis tilbudet er ustabilt. Hvis tirsdagstimen forsvinner annenhver uke fordi ingen fikk booket i tide, faller oppmøtet, og HR sitter igjen med et gode ansatte ikke stoler på. En fast avtale løser dette ved at tidspunktet er sikret for hele perioden fra første dag, ikke bare uken etter noen huket av kalenderen.
Slik finner dere ledige tider som passer en fast ukentlig avtale
Søk etter en enkelttime viser bare hva som er ledig denne uken. En fast avtale krever at samme tidspunkt er ledig sammenhengende over hele perioden, ofte 10 til 25 uker. På Digilist ser dere tilgjengelighet på tvers av uker i samme kalendervisning, slik at dere kan sjekke om tirsdag 16 til 17 er ledig gjennom hele høstsesongen før dere sender forespørsel, i stedet for å oppdage en kollisjon i uke 8.
Dette er også nyttig når flere haller er aktuelle. Hvis tirsdag 16 er opptatt i nærmeste hall, men ledig i en hall fem minutter unna, ser dere begge alternativene i samme visning og kan velge det som faktisk fungerer for hele sesongen, fremfor å sette opp en avtale dere må flytte etter tre uker.
Gjentakende booking: én avtale dekker flere måneder
Gjentakende booking betyr at bedriften reserverer tidspunktet én gang, og systemet holder av samme time hver uke automatisk innenfor avtalt periode. Dere slipper å logge inn hver mandag for å sikre tirsdagstimen. Digilist registrerer avtalen som én sammenhengende reservasjon med start- og sluttdato, ikke som 20 separate bookinger som må fornyes manuelt.
Avtalen tar også hensyn til unntak. Røde dager og perioder hallen er stengt, for eksempel i skolens sommerferie, hoppes automatisk over i serien, slik at bedriften ikke blir fakturert for uker det uansett ikke er trening. Endrer sesongen seg, for eksempel ved at hallen får redusert åpningstid en enkelt uke, varsles administratorene i forkant i stedet for at noen dukker opp til en stengt dør.
Fakturering til bedriften: samlefaktura, kostnadssted og avtaleperiode
Enkelttimer betales gjerne med kort på stedet. En bedriftsavtale skal derimot faktureres til firmaet, ofte mot et kostnadssted eller en bestillerreferanse HR eller økonomiavdelingen kan spore. Digilist støtter samlefaktura for hele avtaleperioden, slik at regnskapsavdelingen får én faktura for et halvår med trening i stedet for 20 kvitteringer å attestere enkeltvis.
Praktisk gjør dette tre ting enklere:
- Regnskap slipper å manuelt summere enkeltbetalinger til rett kostnadssted
- Avtalen har en fast periode og pris, så budsjettet er kjent før sesongen starter
- Fakturaen kan sendes elektronisk til firmaets vanlige mottak, i stedet for å samles inn som enkeltkvitteringer fra ansatte
Verdt å nevne for HR: firmabetalt trening som tilbys hele arbeidsstokken kan i mange tilfeller regnes som et skattefritt personalgode, men reglene og beløpsgrensene endres over tid. Sjekk gjeldende regelverk hos Skatteetaten før avtalen inngås, slik at bedriften vet om tilbudet skal innrapporteres eller ikke.
Flere ansatte kan administrere samme booking
En avtale som eies av én privat brukerkonto er sårbar. Hvis vedkommende slutter eller er syk, mister bedriften oversikten over egen treningsavtale, og ingen andre kan melde avbud eller endre tidspunkt. Digilist lar flere ansatte, for eksempel kontorleder og en HR-ansvarlig, administrere samme bedriftsbooking. Begge kan se avtalen, melde avbud på vegne av gruppen og følge opp uten å dele passord til en personlig konto.
Dette løser også et praktisk overgangsproblem. Når kontorlederen som opprinnelig satte opp avtalen slutter, overføres administrasjonen til en kollega uten at avtalen må avbestilles og bookes på nytt fra bunnen. Historikk, fakturagrunnlag og gjenværende uker i sesongen følger med.
Bytte eller avbestille én økt uten å miste resten av avtalen
Ansatte blir syke, det er ferie, eller et møte legger seg oppå treningstiden en enkelt uke. Da skal dere kunne melde avbud på den ene økten uten at hele avtalen kanselleres. Avbestillingsfristen på Digilist gjelder per økt, ikke per avtale, så bedriften beholder resten av sesongen selv om tirsdag 14. oktober avlyses.
Fristen for å melde avbud på en enkeltøkt varierer noe mellom haller, men ligger normalt et par dager før økten, slik at hallen rekker å tilby tiden videre til andre. Avlyser dere for sent, kan den enkelte økten likevel faktureres, mens resten av avtalen består uendret. Det gjør at bedriften kan planlegge fleksibelt uke for uke, samtidig som selve avtalen ligger fast.
Pris for bedriftsbooking: hva som skiller den fra enkelttime og lagpris
Prisstrukturen er ofte den delen bedrifter blir mest overrasket over. En enkelttime i en kommunal idrettshall koster gjerne 450 til 650 kroner for et mindre areal som badminton eller squash, mens en full hall til for eksempel innebandy eller håndball kan ligge på 800 til 1200 kroner timen. En fast bedriftsavtale over en hel sesong prises normalt lavere per time enn tilsvarende enkelttimer, siden hallen får forutsigbar belegg over mange uker.
Lagpris for idrettslag ligger normalt enda lavere fordi den er sesongtildelt og subsidiert, en rabatt bedrifter ikke får tilgang til. Det viktige er å sammenligne totalpris for hele avtaleperioden, ikke bare timeprisen isolert, siden noen haller legger på et administrasjonsgebyr per avtale i tillegg. Be alltid om en samlet pris for hele perioden før dere signerer, slik at dere unngår overraskelser på fakturaen midtveis i sesongen.
Konkurranse om ledige tider: fortrinnsretten til lag og foreninger
I mange kommuner har idrettslag og foreninger fortrinnsrett på attraktive tider i sesongtildelingen, som gjerne skjer i mai eller juni for kommende sesong. Bedrifter som venter til august med å booke, konkurrerer da om det som er igjen etter tildelingen. Flere kommuner åpner restplasser for næringsliv og private etter at lagene har fått sine tider, typisk i august eller september før høstsesongen starter, men nøyaktig tidspunkt varierer fra kommune til kommune og bør sjekkes lokalt.
Praktisk betyr dette at bedriften bør sende forespørsel så snart sesongtildelingen er ferdig, ikke vente til treningen egentlig skal starte. De mest attraktive tidspunktene, som ettermiddager rett etter arbeidstid, går ofte raskest.
Vanlige spørsmål fra bedrifter
Kan vi bytte ukedag midt i sesongen? Ja, men det avhenger av at ønsket tidspunkt er ledig i hallen. Send endringsønsket til administrator i god tid, så sjekkes tilgjengelighet før avtalen justeres.
Kan avtalen dekke flere lokasjoner samtidig? Ja. En bedrift med ansatte på flere kontorsteder kan sette opp separate faste avtaler i ulike haller, administrert av samme brukere og fakturert samlet dersom det er ønskelig.
Hva skjer hvis vi vil avslutte hele avtalen før sesongen er ferdig? Avtalen kan sies opp med varslingsfrist, og bedriften faktureres kun for uker som allerede er brukt eller ligger innenfor fristen, ikke for resten av perioden.
Må alle ansatte ha egen konto for å bruke tilbudet? Nei. Avtalen administreres av utpekte kontaktpersoner i bedriften, og ansatte trenger ikke egen konto for selve treningen, bare beskjed om tid og sted.
Fra forespørsel til bekreftet fast avtale: stegene i praksis
- Sjekk tilgjengelighet for ønsket ukedag og tidspunkt over hele perioden dere ønsker
- Send forespørsel med antall uker, kostnadssted og hvem som skal administrere avtalen
- Få bekreftelse med pris for hele perioden og fakturaintervall
- Legg til flere administratorer på bedriftskontoen, slik at avtalen ikke er avhengig av én person
- Følg opp enkeltøkter fortløpende, uten å måtte fornye hele avtalen
Digilist samler ledige tider, gjentakende booking, samlefakturering og delt administrasjon i én løsning, slik at kontorlederen slipper å stykke sammen avtalen manuelt hver uke. Book en demo for å se hvordan en fast bedriftsavtale settes opp i praksis for din organisasjon.