En dag med teambuilding sjelden foregår i ett rom. Formiddagen er gjerne en aktivitet i en gymsal eller ute på et anlegg, ettermiddagen er et møte eller en veiledningsøkt i mindre grupper, og kvelden avsluttes med felles servering. For den som planlegger, betyr det tre ulike lokaltyper, ofte hos tre ulike utleiere, som alle må være ledige samme dag. Denne artikkelen går gjennom hvordan SMB-er og større organisasjoner booker aktivitetslokaler, møterom og veiledningsrom til teambuilding uten å ende opp med tre separate telefonrunder og tre fakturaer.
Hva slags lokale trenger dere til teambuilding
Teambuilding dekker et bredt spenn av arrangementer, og lokalbehovet varierer med formen på dagen:
- Aktivitetslokale: gymsal, idrettshall eller uteområde til fysiske øvelser, lagkonkurranser eller aktiviteter som krever plass og eventuelt utstyr.
- Møterom: mindre rom til statusgjennomgang, gruppearbeid eller planlegging før eller etter selve aktiviteten.
- Veiledningsrom: rom til coaching, mentorsamtaler eller mindre grupper som jobber med utvikling og refleksjon, som stiller andre krav til ro og skjerming enn et åpent aktivitetslokale.
- Uteområde: park, idrettsanlegg eller annet uteareal til øvelser som krever mer plass enn et innendørs lokale gir.
Mange bedrifter bruker to eller tre av disse typene samme dag, og det er kombinasjonen, ikke det enkelte lokalet, som gjør planleggingen tidkrevende.
Book aktivitetslokale, møterom og veiledningsrom i sanntid
Å ringe rundt til flere utleiere for å høre om en gymsal og et møterom begge er ledige samme onsdag, er den vanligste tidstyven i denne prosessen. Svaret kommer sjelden med det samme, fordi den som svarer må sjekke en kalender som ikke er tilgjengelig for publikum.
En sanntidskalender løser dette direkte: dere ser hvilke aktivitetslokaler, møterom og veiledningsrom som faktisk er ledige, filtrert på dato, klokkeslett og kapasitet, uten å vente på svar fra en utleier som har gått for dagen. Digilist viser ledig kapasitet på tvers av kommunale og private lokaler i samme oversikt, slik at dere ikke trenger å logge inn i separate systemer per utleier eller huske hvilket lokale som tilhører hvilken driftsavdeling. For en HR-ansvarlig som planlegger en heldag for 20 til 80 ansatte, er dette forskjellen mellom en formiddag brukt på telefon og ti minutter foran skjermen.
Book flere lokaler samtidig til samme arrangement
En teambuildingdag med aktivitet, møte og veiledning krever ofte tre bestillinger samme dato, gjerne hos ulike utleiere i ulike deler av byen. Å håndtere dette som tre separate avtaler med tre kontaktpersoner øker sjansen for at ett lokale glipper eller dobbeltbookes mens de to andre er bekreftet.
Et typisk eksempel er en mellomstor virksomhet med rundt 45 ansatte som booker en idrettshall til formiddagsaktivitet og to møterom til gruppearbeid samme ettermiddag, gjennom én samlet bestilling i stedet for tre separate. Å samle flere lokaler i én bestilling reduserer risikoen for at ett av dem dobbeltbookes av en annen bruker i etterkant, siden bookingen ligger i samme system som resten av kalenderen. Sett av litt ekstra tid mellom øktene, spesielt hvis lokalene ligger et stykke fra hverandre og ansatte skal forflytte seg mellom dem.
Hva koster lokaler til teambuilding
Prisen varierer med lokaltype, størrelse og om det er kommunalt eller privat, men noen størrelser går igjen for bedriftsarrangementer:
- Aktivitetslokale (gymsal eller idrettshall) ligger typisk mellom 350 og 600 kroner per time for bedrifter.
- Møterom og veiledningsrom for 8 til 15 personer koster ofte 300 til 800 kroner for en halv dag, avhengig av utstyr og beliggenhet.
- Depositum ligger vanligvis på 1000 til 3000 kroner per booking, avhengig av lokale og tidligere leiehistorikk.
- Dagtid på hverdager er som regel 20 til 30 prosent billigere enn kveld og helg, fordi etterspørselen er lavest da.
Totalprisen avgjøres av antall lokaler, varighet og eventuelt utstyr eller servering, ikke av timeprisen alene. Sjekk også om prisen inkluderer mva, og om depositumet refunderes automatisk eller må etterspørres skriftlig etter arrangementet.
Eksempel: kostnad for en heldags teambuildingdag
Med en idrettshall bestilt tre timer på formiddagen og to møterom bestilt tre timer på ettermiddagen, midt i prisintervallet over, lander leiekostnaden gjerne på 3000 til 4500 kroner totalt, pluss depositum som normalt refunderes etterpå. Legger dere til utstyr og enkel servering for 45 personer, kommer totalen typisk opp mot 6000 til 9000 kroner for hele dagen, samlet på én faktura i stedet for tre eller fire.
Samlefaktura og attestasjon
Når aktivitetslokale, møterom og veiledningsrom bookes hver for seg, ender regnskapsavdelingen ofte med flere enkeltfakturaer fra ulike utleiere for samme arrangement, med ulike referanser og ulike frister. Det gjør avstemming unødvendig tungvint for noe som i realiteten er én kostnad.
Med samlefaktura samles alle bookinger under ett arrangement til én faktura, med referanse dere selv styrer, klar for attestasjon i ett trinn i stedet for flere. Dette er særlig nyttig når kostnaden skal fordeles på flere kostnadssteder internt, siden underlaget følger med som spesifikasjon på samme faktura.
Avbud og ombooking
Ansatte melder avbud, agendaen endrer seg, og et lokale som ikke brukes koster like mye som et fullt lokale om ingen sier fra i tide. Dette rammer teambuildingdager hardere enn faste møter, fordi hele opplegget ofte henger sammen: flyttes aktiviteten, må møterommet flyttes med.
Book med en tydelig avbudsfrist, typisk 24 til 48 timer før oppsatt tid, og bruk et system der ombooking til en annen ledig tid skjer direkte i kalenderen i stedet for på telefon eller e-post. Det er billigere enn å betale for tomme lokaler, og det gir utleier mulighet til å tilby tiden videre til noen andre på ventelisten.
Utstyr og tilleggstjenester i samme bestilling
Ballbinger, matter, prosjektor, whiteboard og enkel servering hører med til de fleste teambuildingdager, og bør bestilles sammen med lokalet, ikke som en egen runde med telefoner etterpå. En samlet bestilling der utstyr og lokale bekreftes i ett steg gir også én kontaktperson å forholde seg til dersom noe må endres samme dag, for eksempel hvis antall deltakere endrer seg i siste liten.
Kommunalt eller privat lokale til teambuilding
Kommunale lokaler er ofte rimeligere per time, men kapasiteten er begrenset til det faste brukere ikke opptar, og utvalget kan være dårlig midt i uken på dagtid. Private lokaler har som regel høyere pris, men friere kapasitet og enklere booking, uten å måtte forholde seg til andre brukergruppers faste tider.
For en enkeltstående teambuildingdag med kort planleggingshorisont kan et privat lokale være raskest å sikre. Faste veiledningssamlinger eller kvartalsvise samlinger gjennom året lønner seg derimot ofte billigst i kommunale lokaler, forutsatt at dere booker i god tid og er fleksible på klokkeslett. Mange bedrifter kombinerer begge typer, avhengig av hva som er ledig når arrangementet skal legges.
Sjekkliste før dere booker teambuilding for bedriften
- Avklar hvor mange lokaltyper dagen faktisk krever: aktivitet, møte, veiledning eller alle tre.
- Sjekk ledig kapasitet i sanntid før dere fastsetter dato, ikke etter.
- Book alle lokaler i én bestilling hvis arrangementet krever flere lokasjoner.
- Avklar depositum, mva og avbudsfrist skriftlig før bekreftelse.
- Be om samlefaktura når flere avdelinger eller kostnadssteder er involvert.
- Bestill utstyr og eventuell servering samtidig med lokalene.
- Sett av tid til ombooking dersom agendaen endrer seg i siste liten.
Se det i praksis
Digilist samler ledige aktivitetslokaler, møterom og veiledningsrom fra kommunale og private utleiere i én sanntidskalender, med samlefaktura og ombooking i samme løsning. Book en demo, så viser vi hvordan neste teambuildingdag kan bookes uten en eneste telefonrunde.