Som lagleder bruker du mer tid enn nødvendig på å jage ledige haller, tolke uklare statuser og finne ut om avbudet faktisk ble registrert. Denne guiden går gjennom hele bookingflyten i Digilist, fra søk til bekreftet booking, med de faktiske statusene og varslene systemet bruker. Du får også de konkrete reglene for bytte, avbestilling og venteliste, slik at laget kan planlegge sesongen uten å gjette seg fram.
Fra søk til bekreftet booking: prosedyren i Digilist steg for steg
Prosedyren har fem faste steg uansett om du booker én enkelttime eller en hel sesong:
- Søk: filtrer på hall, ukedag og tidspunkt i sanntidskalenderen.
- Velg: klikk på en ledig rute, systemet viser kapasitet, utstyr og pris med det samme.
- Send forespørsel: laget sender bookingen, som legges inn med status "reservert" i påvente av godkjenning der kommunen krever det.
- Bekreftelse: driftsleder eller automatisk regelverk godkjenner, status endres til "bekreftet".
- Varsel: laget får e-post og appvarsel med bookingnummer, tidspunkt og eventuelle vilkår.
I haller uten godkjenningskrav, som finnes i flere kommuner, deriblant Lillestrøm, hopper systemet rett fra steg 3 til bekreftet booking, ofte innen få minutter.
Hva betyr statusene ledig, reservert, bekreftet og avvist
Statusene er det som skaper mest forvirring for lag som er vant til papirlister eller e-post fram og tilbake. I Digilist betyr de:
- Ledig: tiden vises åpen for alle, ingen har lagt inn krav på den.
- Reservert: en booking er sendt inn og venter på godkjenning. Tiden er midlertidig sperret for andre i inntil 24 timer.
- Bekreftet: bookingen er endelig. Laget har rettighet til tiden, og den vises i kalenderen som opptatt.
- Avvist: forespørselen ble avslått, med begrunnelse fra driftsleder eller saksbehandler, og tiden går tilbake til ledig umiddelbart.
Reservert er ikke det samme som bekreftet. Et lag som planlegger kamp eller foreldremøte ut fra en reservert status, risikerer å måtte flytte alt hvis søknaden avvises.
Enkelttime eller fast sesongtid: to ulike bookingprosedyrer forklart
Digilist skiller mellom enkeltbooking og sesongtildeling, og de to følger forskjellige løp.
Enkelttime booker du direkte i kalenderen, samme prosedyre som over, med bekreftelse normalt innen 1 til 2 virkedager.
Fast sesongtid søkes samlet, gjerne for hele høst- eller vårsesongen på én gang. Laget angir ønsket ukedag, klokkeslett og periode, og søknaden behandles etter kommunens fordelingsnøkkel før tildeling. Bergen kommune er et eksempel på en kommune som samler alle sesongsøknader i én felles behandlingsrunde per halvår, mens enkelttimer godkjennes fortløpende hele året. Et lag som trenger både fast treningstid og enkelte ekstra timer til kamp, må derfor sende to typer forespørsler i systemet, ikke én.
Bytte, avbestille eller overføre en booking: reglene laget må kjenne
Alle tre handlinger gjøres fra "Mine bookinger" i appen eller på web, ikke ved å kontakte driftsleder direkte.
- Avbestille: laget kansellerer selv, tiden frigis umiddelbart til andre. Digilist håndhever meldefristen som er satt i den enkelte kommunens reglement; en vanlig frist er avbud senest 48 timer før oppsatt tid for å unngå prikk eller gebyr.
- Bytte: laget bytter tidspunkt innenfor egen sesongtildeling, systemet sjekker automatisk at ny tid er ledig før bekreftelse.
- Overføre: en bekreftet booking kan overføres til et annet lag i samme organisasjon, praktisk når to lag deler treningstid og bytter internt fra uke til uke.
Avbud som meldes for sent, registreres som "sent avbud" i loggen. Flere kommuner, deriblant Lillestrøm, bruker denne loggen når sesongtider fordeles på nytt neste periode.
Varsling og bekreftelse: slik vet du at bookingen faktisk gjelder
En booking gjelder først når status er "bekreftet", ikke når forespørselen er sendt. Digilist sender tre varsler underveis: kvittering ved innsending, bekreftelse eller avslag når saken er behandlet, og en påminnelse 24 timer før oppsatt tid. Alle tre går til e-postadressen og telefonnummeret som er registrert på laget, ikke bare til den enkeltpersonen som booket. Det er den vanligste feilkilden vi ser: kontaktinfo som er registrert på en person som har sluttet i laget, gjør at ingen fanger opp et avslag i tide.
Når idrettshallen er full: venteliste og prioritering i praksis
Er ønsket tid opptatt, legges laget automatisk på venteliste hvis funksjonen er aktivert for hallen. Systemet varsler ventelisten i rekkefølge så snart en bekreftet booking avbestilles, og laget øverst på listen får normalt et tidsvindu på 2 timer til å svare før tilbudet går videre. Prioriteringen følger kommunens regler, der barn og unge under 19 år som regel går foran voksenlag, og faste sesongtider går foran enkeltbookinger. Et lag som står langt bak på ventelisten for én hall, bør derfor også søke ledige tider i nabohaller samtidig, ikke vente passivt.
Booking på tvers av flere idrettshaller i én bestilling
Trenger laget flere haller til samme arrangement, for eksempel en turnering med tre samtidige kamper, kan alle bookes i én bestilling i Digilist. Systemet sjekker kapasitet og eventuelle prisregler for hver hall separat, men samler bekreftelse, faktura og varsler i én oversikt. Det sparer lagleder for å måtte logge inn i flere kommunale systemer, noe som fortsatt er vanlig i kommuner som drifter flere haller under ulike driftsavtaler, som Bergen. For en arrangementskomité som skal dokumentere kostnader etter en turnering, betyr samlet faktura per arrangement også mindre etterarbeid enn å avstemme separate fakturaer fra hver hall.
Vanlige feil ved booking av idrettshall og hvordan unngå dem
De samme feilene går igjen hos de fleste lag, og de er alle enkle å unngå når man kjenner systemet:
- Planlegger ut fra status "reservert" i stedet for å vente på "bekreftet".
- Registrerer kontaktinfo på én person, som gjør varsler usynlige for resten av laget.
- Avbestiller for sent og mister prioritet ved neste sesongtildeling.
- Søker sesongtid og enkelttime i samme skjema, som forsinker begge søknadene.
- Sjekker bare én hall, i stedet for å søke bredt når ønsket tid er full.
De fleste av disse løses ved å følge statusene i systemet i stedet for å anta at en sendt forespørsel er det samme som en godkjent time.
Kom i gang med Digilist
Digilist samler søk, booking, statuser, venteliste og fakturering for idrettshall i én løsning, bygget for lag som trenger forutsigbar tilgang til trenings- og kamptid. Book en demo, så viser vi hvordan laget deres kan gå fra søk til bekreftet booking på minutter, ikke dager.