Årsbudsjett for saleie: reell totalpris for flere saler og kommuner

Kasserer i en forening som bruker sal fem ganger i uka gjennom sesongen stiller et annet spørsmål enn familien som skal booke lokale til en fest. Det avgjørende er ikke prisen for én kveld, men hva summen av alle bookinger, i alle saler, i alle kommuner foreningen bruker, koster over et helt år. Den forskjellen er ofte grunnen til at budsjettet sprekker i mars selv om hver enkelt faktura så rimelig ut i august.

Et årsbudsjett for saleie kan ikke bygges på én pris fra ett prisregulativ. Det må bygges nedenfra: sal for sal, kommune for kommune, tillegg for tillegg. Denne artikkelen viser hvordan kasserer og styre setter opp regnestykket slik at budsjettet faktisk stemmer når sesongen er over, ikke bare når første faktura kommer.

Hva "billigst" faktisk betyr

En leiepris på 350 kroner timen ser billig ut helt til strømtillegg, rengjøring og depositum legges til. Flere kommuner publiserer eget prisregulativ for sal og lokaler, men strøm og rengjøring håndteres ulikt fra kommune til kommune. Mange fakturerer strøm separat for saler med kjøkken eller scene, gjerne 50 til 150 kroner ekstra per gang. Rengjøring kan være inkludert for foreninger, men koster fort 400 til 800 kroner hvis salen leveres tilbake uryddig. Depositum, typisk 1000 til 3000 kroner, bindes opp gjennom sesongen dersom kommunen krever nytt depositum per booking i stedet for én sats for hele avtalen.

Reell timepris må derfor regnes som leiepris pluss faste tillegg delt på antall timer, ikke leieprisen alene. Det er dette tallet, ikke tallet øverst i regulativet, som skal inn i årsbudsjettet.

Kommunens prisregulativ

Prisregulativet vedtas politisk og varierer mer mellom nabokommuner enn de fleste forventer. To kommuner som ligger vegg i vegg kan likevel ha svært ulik foreningsrabatt, for eksempel 20 prosent hos den ene og 40 prosent hos den andre, fordi hver kommune fastsetter egen sats for lag og foreninger, egen sats for kommersiell utleie og egen sats for private uavhengig av naboen. Noen kommuner gir automatisk rabatt til registrerte idrettslag, andre krever egen søknad hvert år for å utløse den.

Foreningen som legger regulativet fra én kommune til grunn for hele årsbudsjettet, risikerer å bomme kraftig så snart en av salene ligger i en kommune med strengere satser. Det er en av de vanligste feilene i budsjetter som bygges av kasserer med god oversikt over égn kommune, men ikke over de andre foreningen faktisk leier i.

Restplasser og lavsesong

Reell pris ligger ofte under regulativet i perioder kommunen selv definerer som lavsesong, typisk juli og deler av romjulen, samt på restplasser som blir stående ledige tett opptil bookingdato. En sal som normalt koster 600 kroner timen kan tilbys for 350 til 400 kroner som restplass, fordi kommunen uansett taper inntekten hvis timen står tom. Problemet er at disse plassene sjelden annonseres aktivt.

Foreninger som sjekker tilgjengelighetskalenderen jevnlig, i stedet for å vente på et regulativ som aldri endres, fanger opp disse timene og kutter den reelle årskostnaden merkbart. I et årsbudsjett bør restplasser regnes som en mulig besparelse, ikke som en garantert pris, siden tilgangen varierer fra sesong til sesong.

Sammenligne flere saler og kommuner samtidig

Et årsbudsjett krever et annet grunnlag enn én bestilling. Kasserer som setter opp en enkel oversikt per sal, med leiepris, tillegg, depositum og antall bookinger i sesongen, ser raskt hvilken sal som faktisk er billigst når alt telles med. Et idrettslag som bruker tre haller fordelt på to kommuner bør sette opp én rad per hall, ikke én sum per kommune, fordi tilleggene ofte varierer per bygg selv innad i samme kommune. Uten denne oversikten sammenlignes ofte bare listepris, som sjelden er det tallet som treffer regnskapet ved årsslutt.

Et regneeksempel: tre saler i to kommuner

Tallene under er et illustrerende eksempel, ikke satser fra en bestemt kommune, men de viser hvorfor listepris alene gir feil bilde av årskostnaden.

Idrettshall A har lavest listepris av de tre, men står for over halvparten av årskostnaden fordi den brukes desidert flest ganger. Kulturhus C har høyest listepris, men lav bruk gjør den til en mindre budsjettpost enn Grendehus B, som ser billig ut isolert sett. Samlet blir sesongen 58 000 kroner eksklusive depositum, et tall ingen av de tre radene viser alene. Dette er kjernen i hvorfor et årsbudsjett må summeres per sal og multipliseres med faktisk bruk, ikke leses av regulativet.

Fra søknad til faktura: sesongtildeling og enkeltbooking

Sesongtildelt tid faktureres normalt til foreningssats for hele perioden, mens enkeltbookinger utenom tildelingen ofte faktureres til en høyere, ikke-rabattert sats. Et lag som får tildelt fast tid tirsdager og torsdager gjennom sesongtildelingen betaler foreningsrabatt på disse timene, men må ofte betale full pris hvis de i tillegg booker en ekstra treningstime før en turnering. Forskjellen kan utgjøre 100 til 200 kroner timen, og for et lag som legger til flere ekstratimer i budsjettperioden blir dette fort en post som ikke var med i det opprinnelige regnestykket.

Foreninger som planlegger ekstra behov, som cuper eller sesongstart, bør derfor søke om utvidet tildeling fremfor å dekke behovet med enkeltbookinger senere. Det er billigere, og det gjør at årsbudsjettet slipper å bygge på et anslag om hvor mange enkeltbookinger som dukker opp underveis.

Skjulte kostnader som velter budsjettet

Tre poster overrasker oftest kasserer som budsjetterer for første gang: avbestillingsfrist, depositum og ansvar ved skade. Mange kommuner krever avbestilling 48 til 72 timer før booket tid for å slippe gebyr, og et lag som må avlyse en trening på kort varsel flere ganger i sesongen kan tape flere tusen kroner i gebyrer alene. Depositum som ikke tilbakebetales automatisk, men krever egen henvendelse, blir fort penger foreningen aldri ser igjen fordi ingen husker å etterspørre det etter sesongslutt. Ansvar ved skade på utstyr eller inventar ligger i de fleste avtaler hos leietaker, uavhengig av hvem i laget som faktisk forårsaket skaden, noe styret bør informere medlemmene om før sesongstart slik at det ikke blir en overraskelse midt i sesongen.

Slik bygger foreningen et realistisk årsbudsjett

Et realistisk budsjett bygges nedenfra, ikke fra en antatt gjennomsnittspris:

• List opp hver sal og kommune foreningen faktisk bruker, med leiepris, tillegg og rabattsats
• Legg til forventet antall bookinger per sal gjennom sesongen, inkludert turneringer og ekstra samlinger
• Sett av en post for avbestillinger, basert på fjorårets faktiske antall
• Beregn depositum som bundet kapital, ikke som kostnad, hvis det tilbakebetales
• Oppdater tallene når sesongtildelingen er avgjort, siden tildelt tid og enkeltbooking prises ulikt
• Summer per sal først, multiplisert med faktisk bruk, før tallene legges sammen til én total

Sjekkliste før dere signerer

Før foreningen signerer en ny leieavtale eller søker sesongtildeling, bør styret stille noen konkrete spørsmål: Er strøm og rengjøring inkludert i leieprisen eller fakturert separat? Hvor mange timer før booket tid må dere avbestille for å slippe gebyr? Tilbakebetales depositum automatisk, eller må dere sende egen forespørsel? Gjelder foreningsrabatten også utenfor sesongtildelingen, eller kun på tildelt tid? Gjelder samme sats i alle saler kommunen eier, eller varierer den fra bygg til bygg? Svarene på disse fem spørsmålene avdekker som regel den reelle prisen langt bedre enn tallet øverst i prisregulativet.

Digilist samler ledige tider, priser og booking for flere saler og kommuner på ett sted, slik at kasserer slipper å sjekke hvert enkelt kommunenettsted for å bygge årsbudsjettet. Book en demo for å se hvordan foreningen kan følge reell totalpris per sal gjennom hele sesongen, ikke bare per enkeltbooking.