Når man snakker om booking av lokaler i Norge, snakker man som regel om kommuner. Det er der anskaffelsene er, der kravspesifikasjonene skrives, og der leverandørene bruker mesteparten av tiden sin. Men de aller fleste lokalene som faktisk leies ut i Norge, eies ikke av en kommune. De eies av et grendelag, et menighetsråd, en båtforening, en bonde som har bygget om låven, en familie som driver et selskapslokale ved siden av jobben. Dette markedet har ingen samlet statistikk, ingen anskaffelsesportal og ingen konferanse. Det har bare veldig mange lokaler og veldig mange helger. Under går vi gjennom hvem som faktisk utgjør privatmarkedet, hvordan bookingen foregår i dag, hvilke problemer det skaper, og hva et bookingsystem må gjøre annerledes for å passe her.
Hvem privatmarkedet består av
Det er ikke én kundegruppe, men et titalls som har lite til felles bortsett fra at de sitter med et rom og en kalender:
- Grendehus og forsamlingshus. Ofte eid av et grendelag, drevet på dugnad, med en person som har nøkkelen og oversikten. Bursdager, konfirmasjoner, minnesamvær, av og til bryllup.
- Menighetshus. Administrert av et menighetsråd eller et kirkelig fellesråd som ofte har flere hus og ingen felles kalender mellom dem.
- Selskapslokaler. Fra ett enkelt lokale som leies ut hver helg, til små kjeder med flere steder i flere byer der hvert sted har sin egen kalender.
- Låver og gårdsbryllup. Ombygde driftsbygninger med kort, intens sesong, høy pris per utleie og svært lav toleranse for feil.
- Idrettslag og foreninger med egne anlegg. Klubbhus, baner og haller som leies ut for å finansiere driften.
- Båtforeninger, speidergrupper, studentsamfunn, borettslag. Alle med et fellesrom eller et anlegg som medlemmer og andre booker.
Det som binder dem sammen, er ikke type bygg. Det er at bookingen er en bijobb for noen som egentlig gjør noe annet.
Hvordan bookingen foregår i dag
Uten et system finnes det i praksis fire løsninger, og de fleste bruker to eller tre samtidig.
Det vanligste er e-post. Noen sender en forespørsel, en person svarer når vedkommende er ledig, og datoen holdes muntlig til den er bekreftet. Neste forespørsel kommer inn før den forrige er avklart.
Det nest vanligste er et regneark, gjerne kombinert med en fysisk kalender på veggen. Det fungerer helt til to personer skal se det samtidig, eller til den ene som fører det er bortreist.
Så er det Messenger og SMS, særlig hos foreninger og studentsamfunn der bookingen skjer i samme kanal som alt annet. Da ligger avtalen i en samtaletråd sammen med alt annet som ble sagt den uka.
Og til slutt hodet til én person. Det er den løsningen som fungerer best i det daglige og verst når personen slutter, blir syk eller reiser bort.
Problemet er ikke rot, det er personavhengighet
Det er lett å beskrive dette som uorden. Det er som regel ikke sant. Folk som driver et grendehus på dugnad har ofte veldig god kontroll, og kalenderen i hodet deres er mer nøyaktig enn mange systemer.
Problemet er at kontrollen sitter i én person. Det gir tre utslag som går igjen:
Dobbeltbooking skjer i overgangene. Nesten aldri fordi noen glemte, men fordi to kanaler ikke snakket sammen: en avtale ble gjort på telefon mens en annen kom på e-post, eller noen svarte «ja, det går fint» før de rakk å sjekke.
Svartiden avgjør hvem som får leie. Den som leter etter et lokale til et bryllup, sender som regel forespørsel til flere steder samtidig. Den som svarer først med et konkret ja, vinner ofte utleien, uavhengig av hvilket lokale som var best.
Alt stopper når nøkkelpersonen er borte. En ferieuke i juli, midt i høysesong, kan bety at ingen forespørsler blir besvart, og de går ikke i kø. De går til noen andre.
Hva privatmarkedet trenger som kommunemarkedet ikke trenger
Et system bygget for en kommune er bygget for saksbehandling: roller, delegering, prisregulativ, sesongtildeling, vedtak, dokumentasjon. Det er riktig der, og det er feil her.
Privatmarkedet trenger fire ting til:
- Å komme i gang uten et prosjekt. Ingen har en implementeringsfase. Systemet må gi verdi den uka det tas i bruk, eller så blir det aldri tatt i bruk.
- At leietakeren gjør jobben selv. Verdien ligger i at den som vil leie ser ledig tid, velger dato og sender forespørselen uten at noen må svare på det samme om igjen.
- At det tåler å være en bijobb. Grensesnittet må kunne brukes av noen som er inne i det tjue minutter i uka, ikke av en driftsleder som er der hver dag.
- At prisen står i forhold til driften. Et grendehus med tolv utleier i året kan ikke betale det en kommune med fjorten bygg betaler. Det er grunnen til at mindre og private aktører får egne tilpassede priser hos oss, og at vi ikke tar noen andel av det de tar betalt for utleien.
Etterspørselen finnes allerede, den er bare ikke synlig
Det som overrasker folk mest med dette markedet, er at etterspørselssiden er stor og godt etablert. Folk leter aktivt etter selskapslokale, bryllupslokale, møterom og gymsal, hver eneste uke, i hele landet. De søker på lokaletype og sted, sammenligner pris, og gir opp overraskende fort når de ikke får svar.
Tilbudssiden er den umodne delen. Lokalene finnes, men de er ikke bookbare. En stor andel av dem har ikke engang en side som viser om de er ledige, og informasjonen om dem lever på en Facebook-side som ble oppdatert i fjor.
Avstanden mellom de to sidene er hele forretningsmuligheten, både for oss og for utleierne. En som gjør lokalet sitt synlig og bookbart, konkurrerer i praksis mot naboer som fortsatt svarer på e-post i ny og ne.
Hva vi mener om det
Vi bygger Digilist for begge markedene, og vi mener det er en fordel, ikke en spredning. Et kommunalt anlegg og et privat selskapslokale har det samme grunnproblemet: noen skal vite om rommet er ledig, noen skal betale, og noen skal slippe å svare på det samme spørsmålet hundre ganger.
Forskjellen er mengden regelverk rundt. Det er en forskjell i konfigurasjon, ikke i hva systemet skal gjøre.
Men vi mener også at privatmarkedet fortjener å bli tatt like alvorlig som kommunemarkedet, og det gjør det som regel ikke. Det er få leverandører som orker å selge til noen som har ett lokale. Vi har lagt oss på det motsatte: tilpasset pris for de små, ingen provisjon av utleien, og seks måneder gratis for de 100 første kundene, slik at terskelen for å prøve er så lav som den bør være når man driver på dugnad.
Oppsummert
Privatmarkedet for lokaler i Norge er stort, spredt og dårlig dokumentert. Det administreres i dag av e-post, regneark og enkeltpersoners hukommelse, og det taper utleier fordi svartiden avgjør hvem som får bookingen.
Det trenger ikke saksbehandling. Det trenger å komme i gang på en uke, la leietakeren gjøre jobben selv, og koste noe som står i forhold til tolv utleier i året.