Liten sal. Stor sal. Hele etasjen.
I Excel er de tre rader. I huset er de ett rom.
Når hele etasjen er booket, må salene også være opptatt
Regelen er kort. Sammenhengende ressurser. Én kalender. Et menneske sier ja. Bufferen ligger i bookingen, ikke i hodet.
To saler og en etasje i samme Excel
Et lite kulturhus. To saler. Noen ganger leies hele etasjen.
Øving på dagen. Selskap på kvelden. Tretti minutter mellom, én time etter et selskap. Det står i hodet på den som sist åpnet fila.
Hver booking skal godkjennes. Fakturaadresse må med. Husreglene skal ligge i bekreftelsen. Flere trenger å være admin. Leietaker skal se ledig tid på deres egen nettside.
I Excel blir det tre sannheter. Én for liten sal. Én for stor. Én for etasjen. Den som booker etasjen, ser ikke at liten sal allerede har øving.
Det er ikke Outlook mot hallkalender. Det er kollisjon inne i huset.
Regelen: når etasjen er booket, er salene opptatt
Booker noen hele etasjen, går begge salene opptatt. Booker noen én sal, kan ikke etasjen bookes.
Salene kan fortsatt bookes hver for seg, så lenge etasjen er fri. Det er poenget. Dere leier ut det som faktisk er ledig.
Én kalender. Ikke tre rader som ikke kjenner hverandre.
Digilist kan holde slike sammenhengende bookingressurser. Saksbehandleren, eller den som er admin, godkjenner. Leietaker ser samme ledig og opptatt. Endringen ligger i loggen.
Bufferen hører hjemme i bookingen
Tretti minutter før neste. Én time etter et selskap. Det er husets regel. Den må ligge i bookingen.
Hvis bufferen sitter i hodet, booker den neste inn i oppryddingen. Renhold møter gjester. Den som godkjente, får telefonen.
I kalenderen er bufferen opptatt tid. Leietaker ser den. Dere ser den. Ingen trenger å huske den.
Godkjenning før det er bindende
Ikke alt skal gå rett gjennom. Dere vil se forespørselen først.
Er fakturaadressen med. Ligger husreglene i bekreftelsen. Er det øving eller selskap. Trengs lenger buffer.
Så sier dere ja. Før det er tiden ikke tatt. Etterpå er den tatt overalt som hører sammen: sal, etasje, buffer.
Flere kan være admin. Samme kalender. Samme logg. Systemet fatter ikke vedtaket.
Kalenderen på deres egen nettside
Leietaker skal ikke ringe for å høre om lørdag er ledig. Kalenderen kan ligge på nettsiden dere allerede har.
Hen ser ledig og opptatt. Sender forespørsel. Dere godkjenner. Bekreftelsen har husregler og faktura.
Det er samme kalender som inne i huset. Ikke et bilde av i går.
Dette er en annen jobb enn to kalendere som ikke skriver til hverandre. Her er kollisjonen inne i huset.
Se også bookingsystem for utleie og kulturhus og kantiner.
Vanlige spørsmål
Hvordan booke to saler og hele etasjen uten kollisjon? Dere knytter etasjen og salene sammen. Booker noen hele etasjen, går begge salene opptatt. Booker noen én sal, kan ikke etasjen bookes.
Hva er buffer tid i et bookingsystem? Buffer tid er opptatt tid før eller etter en booking, så neste ikke kommer inn i oppryddingen. Den ligger i bookingen, ikke i hodet.
Kan leietaker se ledig tid på vår nettside? Ja. Kalenderen kan ligge på deres egen nettside. Leietaker ser samme ledig og opptatt som dere.
Må bookinger godkjennes før de er bindende? Ja, hvis dere vil. Forespørselen lander hos dere. Dere sjekker husregler og fakturaadresse, så bekrefter dere.
Kan et lite kulturhus få egen pris? Ja. Mindre aktører får egne tilpassede priser. Se priser.
Book en demo
Se hvordan sammenhengende bookingressurser fungerer i praksis.