Leie ut selskapslokale: 7 steg fra tomt lokale til betalt booking
Å leie ut et selskapslokale handler om sju avgjørelser, tatt én gang: hva som leies ut, hvem som får leie, hva det koster, når det er ledig, hvordan det betales, hvem som godkjenner og hvordan pengene havner i regnskapet. Ta dem i rekkefølge, så slipper du å svare på de samme spørsmålene på telefon hver helg.
Guiden passer for deg som eier eller driver en festsal, et kjellerlokale, en låve, et forsamlingslokale eller et lokale i et bedriftsbygg. Leier du ut i dag med telefon, SMS og et regneark, er dette rekkefølgen som får folk til å booke og betale selv.
Steg 1. Beskriv lokalet slik leietaker søker
Den som skal leie, har noen få spørsmål. Hvor mange får plass? Er det kjøkken? Finnes det bord og stoler? Kommer man inn med rullestol? Når må festen være ferdig, og hvor høy kan musikken være?
Skriv svarene rett i annonsen. Oppgi kapasitet både sittende og stående. Legg husreglene for slutt-tid og lyd der alle ser dem. Bruk bilder av rommet dekket til fest, ikke tomt. Et tomt rom sier lite om hvordan en konfirmasjon for femti ser ut.
I Digilist: Du legger inn lokalet i veiviseren for nytt utleieobjekt. Feltene er gjennomgått i veiviseren steg for steg, så de gjentas ikke her.
Det sparer deg for: Færre «har dere kjøkken?»-meldinger. Leietaker ser svaret før hen spør.
Regelen: Alt du svarer på mer enn to ganger, hører hjemme i annonsen.
Steg 2. Bestem hvem som kan leie, og på hvilke vilkår
De fleste selskapslokaler har tre typer leietakere: privatpersoner, lag og foreninger, og bedrifter. De bruker lokalet ulikt, og du vil kanskje behandle dem ulikt.
Bestem det nå, én gang. Hvem får leie? Hvilke avbestillingsregler gjelder? Hvilke husregler må alle godta? Skriv det ned kort, slik at en leietaker forstår det uten å ringe deg.
I Digilist: Vilkårene ligger på lokalet, så leietaker ser dem før hen booker.
For kommunen: Innbyggerne logger inn med ID-porten. Saksbehandler vet hvem som søker før hen tar stilling til søknaden.
Det sparer deg for: Du slutter å vurdere hver forespørsel på nytt, og leietaker vet hva som gjelder før hen booker.
Regelen: Skriv vilkårene én gang, og la dem gjelde for alle i samme gruppe.
Steg 3. Sett prisen: helg, hverdag og sesong
Et selskapslokale er ikke like mye verdt hver dag. En lørdag i mai, midt i konfirmasjonstiden, er noe annet enn en tirsdag i februar. Det samme gjelder fredager i julebordsesongen.
Bygg prisen i lag. Start med en grunnpris for hverdag. Legg på et tillegg for fredag og lørdag. Skill mellom hel dag og bare kveld. Sett en egen pris for høysesong, som mai og juni for konfirmasjoner og november og desember for julebord. Da henger prisen sammen, og du slipper å finne på et tall hver gang noen spør.
I Digilist: Du setter differensiert pris og sesongpris direkte på lokalet. Leietaker ser totalprisen før hen booker.
Det sparer deg for: Ingen utregning for hånd, og ingen SMS som spør «hva koster en lørdag i juni?». Vil du gå dypere, les om prisstruktur for private utleiere.
Regelen: Prisen skal kunne leses av kalenderen, ikke av humøret ditt den dagen.
Steg 4. Åpne kalenderen, og hold den sann
Når folk kan se ledige datoer selv, forsvinner de fleste telefonene. Men det virker bare hvis kalenderen stemmer.
Én kalender er fasiten. Blokker dine egne arrangementer der, også de private. Legg inn tid til rigging før og rydding etter, slik at neste leietaker ikke kommer inn i et rom fullt av ballonger fra i går.
I Digilist: Leietaker ser en sanntidskalender med ledig og opptatt tid. Bruker du allerede en kalender, kobler du den til med kalendersynk, så egne avtaler og bookinger ligger på samme sted. Tid før og etter legger du inn som buffer i bookingen. Når en dato er tatt, er den tatt for alle.
Det sparer deg for: Spørsmålet «er 14. oktober ledig?». Leietaker ser svaret selv, også klokken 23 en søndag.
Regelen: Står det ikke i kalenderen, skjer det ikke.
Steg 5. Ta betalt når de booker
Den tyngste delen av utleie er ofte ikke festen. Det er å få inn pengene etterpå. Kontonummer på SMS, «jeg vippser i morgen» og purringer tar mer tid enn selve utleien.
Bestem hva som gjelder for hvem. Privatpersoner betaler gjerne når de booker. Bedrifter og lag vil ofte ha faktura.
I Digilist: Leietaker booker og betaler på nett med Vipps eller kort. Bedrifter og lag kan få faktura, og offentlige leietakere kan få EHF. Hver betaling hører til én booking, så du ser med en gang hva som er gjort opp. Mer om dette i betaling med Vipps, kort og EHF.
Det sparer deg for: Purring og kontonummer på SMS. Leietaker betaler slik hen er vant til.
Regelen: Betalingen skal skje når bookingen skjer, ikke etter at festen er over.
Steg 6. Bestem hva som krever godkjenning
Ikke alle bookinger trenger at du ser på dem. Et kjent lag som leier en tirsdag, kan gå rett gjennom. En stor fest, en ny leietaker eller en sen slutt-tid vil du kanskje se på først.
Lag en enkel regel for hva som går automatisk og hva som venter på deg. Jo tydeligere regelen er, jo færre bookinger må du faktisk vurdere.
I Digilist: Du velger hvilke bookinger som krever godkjenning. Hver beslutning og hver melding lagres i en logg på bookingen. Slik fungerer godkjenningsflyt med revisjonsspor.
For kommunen: Saksbehandler har hele historikken samlet. Det gir sporbarhet når noen klager eller ber om innsyn.
Det sparer deg for: Leting i e-post. Du vet hvem som sa ja, når og hvorfor.
Regelen: Godkjenn det som er uvanlig, og la resten gå rett gjennom.
Steg 7. Koble bookingen til regnskapet
Siste steg er det mange hopper over, og det er her regnearket kommer tilbake. Hver booking blir til penger inn, og pengene skal føres.
Målet er at hver booking blir et bilag uten at noen skriver den inn på nytt.
I Digilist: Digilist kobles til regnskapssystemet ditt. Integrasjonene dekker Visma, Tripletex, Fiken og PowerOffice. Når koblingen er satt opp, følger bookingen og betalingen med over.
Det sparer deg for: En månedsavslutning der du sammenligner kontoutskrift og Excel linje for linje.
Regelen: En booking skal tastes inn én gang, av leietakeren.
Sjekkliste: de sju stegene
- Beskriv lokalet med kapasitet, kjøkken, husregler og bilder av rommet dekket.
- Bestem hvem som kan leie, og skriv vilkårene én gang.
- Sett grunnpris, helgetillegg og sesongpris.
- Åpne én kalender, blokker egne arrangementer og legg inn buffer.
- Ta betalt ved booking, eller send faktura til bedrift og lag.
- Bestem hvilke bookinger som krever godkjenning.
- Koble bookingene til regnskapet.
Vanlige spørsmål
Trenger jeg et bookingsystem for å leie ut ett selskapslokale? Nei, men med mer enn noen få utleier i måneden sparer en sanntidskalender med betaling på nett deg for de fleste telefonene og purringene. Med ett lokale er det kalenderen og betalingen som gjør mest.
Hvordan bør jeg prise helg mot hverdag? Start med en grunnpris for hverdag, og legg et tillegg på fredag, lørdag og høysesong. I Digilist setter du dette som differensiert pris og sesongpris.
Kan jeg godkjenne bookinger før de blir bekreftet? Ja, du velger selv hvilke bookinger som krever godkjenning. Alle beslutninger lagres i en logg på bookingen.
Hvilke betalingsmåter kan leietakerne bruke? Leietakerne kan betale med Vipps, kort, faktura eller EHF. De kan betale når de booker, eller få faktura etterpå.
Kan kalenderen synkes med kalenderen jeg bruker i dag? Ja, Digilist har kalendersynk, så egne avtaler og bookinger ligger på samme sted. Se kanaler og kalendersynk.
Tar Digilist provisjon av utleien? Nei, Digilist er et fast abonnement uten provisjon. Se prisene over, eller gå til priser.
Første booking
Lokalet er det samme. Forskjellen er at sju avgjørelser er tatt én gang, og at leietakerne finner svaret, datoen og betalingen selv.