Leie ut lokale til filminnspilling: 6 feil utleiere og kommuner gjør

En filminnspilling er ikke en vanlig utleie på noen timer. Produksjonen trenger lokalet en hel dag eller flere, med tid til rigg og nedrigg, og de betaler som et selskap. De fleste problemene oppstår når dette behandles som en vanlig kveldsbooking.

Denne teksten er for deg som eier eller driver en festsal, en låve, et kjellerlokale, et forsamlingslokale eller et næringsbygg. Den er også for saksbehandleren i kommunen som får en henvendelse om opptak på en skole, i et kulturhus eller i en idrettshall.

Hva en produksjon faktisk ber om

Et produksjonsselskap som ringer, vil som regel ha fire ting:

Lange dager, ofte fra tidlig morgen til sen kveld.
Flere rom, eller hele bygget.
Tid før og etter opptaket til å bære inn og ut utstyr.
Faktura til selskapet, med riktig mottaker og referanse.

Ingen av disse er vanskelige hver for seg. Feilene kommer når du prøver å presse dem inn i det oppsettet du bruker for bursdager og møter.

Feil 1: Du priser innspillingsdagen som en vanlig timeleie

Telefonen ringer. Et selskap vil ha salen i to dager. Du tar timeprisen fra kveldsutleien og ganger opp, eller du finner på et tall mens de venter. Neste produksjon får et annet tall, fordi du husker ikke hva du sa sist.

Gjør heller dette: Bestem én pris for produksjoner, og gi den egne vilkår. Sett den gjerne per dag og halv dag, adskilt fra det privatpersoner og lag betaler. Da er neste forespørsel ikke en ny forhandling.

Slik hjelper Digilist: Prisen sitter på typen leietaker, ikke i en e-post. Typene er privat, næring, offentlig og visning, og et produksjonsselskap hører hjemme under næring. Du setter pris og vilkår for typen én gang. Leietaker ser prisen før hen sender forespørselen, og du bekrefter. Du eier reglene, og systemet viser dem. Endringer ligger i loggen. Les mer om ulike priser etter type leietaker.

For kommunen: Typene i Digilist er utleierens typer, ikke kommunens prisgrupper. Kommunens egne prisgrupper er et eget vedtak.

Feil 2: Du glemmer rigg og nedrigg i kalenderen

Opptaket er booket fra klokken ni til fem. Klokken seks om morgenen står produksjonen på trappa med lys, stativer og kasser. På kvelden kommer neste leietaker mens de fortsatt pakker. Begge ringer deg.

Gjør heller dette: Tid til rigg før og nedrigg etter er en del av leien. Den skal stå som opptatt tid i kalenderen, ikke som en avtale i hodet ditt. Spør produksjonen hvor lang tid de trenger i hver ende, og skriv det inn.

Slik hjelper Digilist: Buffer før og etter ligger i bookingen. Bufferen er opptatt tid, og både du og leietaker ser den. Du setter lengden selv, og den kan være ulik før og etter. Se buffer før og etter bookingen.

Feil 3: Du sier ja på telefon uten skriftlig forespørsel

Du sa ja i en travel samtale. På innspillingsdagen viser det seg at de trodde de hadde kjøkkenet også, og at de var tjue personer, ikke åtte. Ingen av dere kan vise hva som faktisk ble avtalt.

Gjør heller dette: Alle produksjoner sender en skriftlig forespørsel med rom, tidsrom, antall personer og en kort beskrivelse av opptaket. Ingenting er bekreftet før du har sagt ja.

Slik hjelper Digilist: Forespørselen lander hos deg og er ikke bindende ennå. Du sjekker husregler og fakturaadresse, og så bekrefter du. Før det er tiden ikke tatt. Digilist har audit-logg på alle endringer, så du ser hva som skjedde og når.

For kommunen: Loggen gir en historikk du kan vise til når noen klager eller ber om innsyn.

Feil 4: Du holder innspillingen i en annen kalender enn resten av utleien

Innspillingen står i e-posttråden med produksjonsselskapet og i mobilkalenderen din. I utleiekalenderen ser de samme dagene fortsatt ledige ut. En familie booker lørdagen.

Gjør heller dette: Én kalender er fasiten for alle bookinger, også de du avtaler utenfor plattformen. Legg inn innspillingen der med én gang, selv om detaljene ikke er klare.

Slik hjelper Digilist: Leietakere ser ledig, opptatt og blokkert tid i en sanntidskalender, og dobbeltbooking hindres automatisk. Med kalendersynk (iCal, CalDAV og Outlook) holder du utleiekalenderen synkronisert med kalenderne du allerede bruker. Se kanaler og kalendersynk.

Feil 5: Du lager faktura for hånd til produksjonsselskapet

Opptaket er ferdig. Selskapet ber om faktura med riktig mottaker og referanse, og gjerne som EHF. Du skriver den selv, sender den en uke senere og taster alt inn på nytt i regnskapet. Så må du purre.

Gjør heller dette: La leietakertypen avgjøre betalingsmåten. Et lite fotoopptak kan betale med kort eller Vipps når de booker. Et produksjonsselskap får faktura eller EHF.

Slik hjelper Digilist: Leietaker kan betale med Vipps eller kort når hen booker, og du kan ta betalt med faktura. Faktura og bilag går til Visma, Tripletex, Fiken, PowerOffice, DNB Regnskap eller EHF/Peppol. Da slipper du å taste inn samme booking to ganger.

Feil 6: Du lar innspillingen fortrenge de faste leietakerne

En godt betalt opptaksuke er fristende. Men den skyver ut korpset, treningsgruppen eller foreningen som har hatt fast tid i årevis. Pengene kommer én gang. Tilliten lokalt tar lengre tid å bygge opp igjen.

Gjør heller dette: Bestem på forhånd hvilke perioder og rom som er åpne for produksjoner. Hold de faste tidene utenfor, og si nei til resten.

Slik hjelper Digilist: Sesongleie til lag og foreninger og vanlige bookinger ligger i samme løsning og samme kalender. Produksjonen ser hva som er ledig. Hver forespørsel venter på din bekreftelse, så du kan fortsatt si nei.

For kommunen: Dette er særlig viktig i skoler, kulturhus og idrettshaller som brukes av lag på kveldstid.

Seks regler å ta med seg

Sett én pris for produksjoner, adskilt fra privatpersoner og lag.
Legg rigg og nedrigg inn som opptatt tid.
Bekreft ingenting før du har en skriftlig forespørsel.
Hold alle bookinger i én kalender.
La leietakertypen avgjøre om det blir kort, Vipps, faktura eller EHF.
Beskytt de faste tidene før du åpner for opptak.

Hvem det hjelper

Du som utleier får en pris du kan stå for og dager som går som planlagt. Saksbehandleren får lik behandling av like saker og en logg å vise til. De faste leietakerne beholder tidene sine.

Eier du et fotostudio eller videostudio, les også om å booke studio til fotografi, video og privatproduksjon.

Vanlige spørsmål

Kan jeg leie ut lokalet mitt til filminnspilling? Ja, hvis du disponerer lokalet og bruken er avklart med eventuelle medeiere eller styre. Resten handler om pris, kalender og godkjenning.

Hvordan bør jeg prise en innspillingsdag? Sett en egen pris for produksjoner, gjerne per dag eller halv dag, adskilt fra privatpersoner og lag. I Digilist setter du pris og vilkår per type leietaker, og en produksjon hører til næring.

Hvordan tar jeg med tid til rigg og nedrigg? Legg inn buffer før og etter bookingen. Bufferen er opptatt tid, og både du og leietaker ser den i kalenderen.

Kan kommunen leie ut skole, kulturhus eller idrettshall til filmproduksjon? Ja, dersom kommunens utleiereglement åpner for det. I Digilist lander forespørselen hos kommunen og er ikke bindende før den er bekreftet, og endringene logges.

Hvordan fakturerer jeg produksjonsselskapet? Send faktura eller EHF til selskapet. I Digilist går faktura og bilag til Visma, Tripletex, Fiken, PowerOffice, DNB Regnskap eller EHF/Peppol.

Tar Digilist provisjon av utleien? Nei, Digilist er et fast abonnement uten provisjon. Se prisene over, eller gå til priser.

Klar for første produksjon

Lokalet er det samme som før. Forskjellen er at prisen, riggtiden, godkjenningen og fakturaen er bestemt før telefonen ringer.

Legg inn lokalet ditt, sett egen pris for produksjoner og se kalenderen live