Klubbhus til leie: når bookingen bor i én telefon, står huset tomt
Det er torsdag kveld. En forelder vil leie klubbhuset til en bursdagsfest i høst. Hun finner en gammel prisliste i PDF og et Facebook-innlegg med et telefonnummer. Hun ringer. Ingen svarer.
Den som har telefonen, er utleieansvarlig i laget. Hun står på trening med knøttene og ser ikke den tapte samtalen før langt senere. Når hun ringer tilbake, har datoen gått til en annen som ringte først. Samtidig står huset tomt flere lørdager samme måned, fordi ingen visste at de var ledige.
Hun gjør ingenting galt. Hun er bare én person med én telefon og et regneark.
Et klubbhus leies ut når den som vil leie kan se ledig dato, pris og regler selv, og laget bare trenger å si ja.
Hvorfor klubbhus og grendehus er vanskelige å finne og leie
Søk etter klubbhus til leie, og du ser det samme mønsteret igjen og igjen. En PDF med priser og betingelser. En Facebook-side som sier «ta kontakt». En klubbside der det står at alle forespørsler behandles manuelt.
For den som vil leie, betyr det venting. Du vet ikke om datoen er ledig. Du vet ikke hvilken pris som gjelder for deg. Du vet ikke om noen svarer før helgen. Mange gir opp og leier et lokale der de kan booke med en gang.
For laget betyr det tapte inntekter. Ikke fordi huset er dårlig, men fordi ingen utenfor dugnadsgjengen kan se når det står tomt.
Utleieansvarlig kjenner dette godt. Regnearket hennes er riktig så lenge hun husker å oppdatere det. Styret spør om det er ledig før årsmøtet. Kassereren spør hvem som har betalt. Alle spørsmålene går til henne.
Én kalender i stedet for én telefon
Det første hun endrer er stedet svaret bor. Datoene flytter ut av telefonen og inn i en sanntidskalender på nett. Der ser alle det samme: hva som er ledig, og hva som er opptatt.
Det viktige er at lagets egen bruk står i samme kalender. Trening, kamper, dugnad og medlemskvelder ligger der sammen med de private leieforholdene. Når en kveld er tatt, forsvinner den for alle på en gang. Ingen kan booke en fest oppå en hjemmekamp.
Har laget allerede en kalender andre steder, kan den kobles til, slik at det ikke blir to sannheter. Se hvordan kanaler og kalendersynk fungerer.
Regelen er enkel: det skal finnes ett sted som vet om kvelden er ledig. Ikke en person.
Ulik pris for medlem, ikke-medlem, lag og bedrift
Neste spørsmål hun får, er alltid det samme: «Hva koster det for oss?»
De fleste klubbhus har ulik pris for medlemmer, for folk utenfra, for andre lag og for bedrifter. Det er helt vanlig. Problemet er at prisen ofte sitter i en PDF som ingen har oppdatert, eller i hodet på den som svarte sist.
Nå setter laget prisene én gang, per type leietaker. Den som booker, velger hvem hen er, og ser riktig pris før hen sender forespørselen. Utleieansvarlig slipper å forklare det samme på telefon hver uke.
Les mer om ulik pris for medlem og ikke-medlem.
Regelen: prisen skal sitte på typen leietaker, ikke i en e-post.
Godkjenning med logg: laget bestemmer fortsatt
Mange i styret blir nervøse når de hører «booking på nett». Kan hvem som helst leie huset til hva som helst?
Nei. Hver forespørsel lander hos laget først. Utleieansvarlig ser hvem som spør, hva de skal bruke huset til, og om det passer med husreglene. Laget kan ha aldersgrense, egne regler for fester eller begrense utleie til medlemmer og lokale lag. Hun godkjenner eller avslår, gjerne med en kort melding.
Alt blir logget. Hvem som spurte, hva som ble avtalt, og hvem som sa ja. Når hun en dag gir fra seg vervet, arver neste utleieansvarlig hele historikken. Ikke en telefon full av meldinger.
Slik fungerer godkjenning med revisjonsspor.
Regelen: systemet samler forespørslene, men det er laget som sier ja.
Betaling uten å jage folk
Kassereren har sitt eget regneark. Hvem har betalt, hvem skylder, og hvem lovet å vippse etter festen. Den siste gruppen er den vanskeligste.
Når betalingen skjer ved booking, forsvinner det meste av jobben. Leietakeren betaler med Vipps eller kort når bookingen er klar, eller får faktura. Bedrifter og offentlige leietakere kan få EHF. Hver betaling hører til en booking, så kassereren ser med en gang hva som er gjort opp.
Bruker laget et regnskapssystem, kan Digilist kobles til Visma, Tripletex, Fiken, PowerOffice eller DNB Regnskap. Da blir det mindre å føre for hånd.
Mer om betaling med Vipps, kort og EHF.
Regelen: ta betalt når bookingen skjer, ikke etter at nøkkelen er levert tilbake.
Når kommunen eier grendehuset
Ikke alle grendehus eies av et lag. Mange eies av kommunen, og da sitter en saksbehandler med den samme telefonen og den samme innboksen.
Flyten er den samme. Én kalender som viser ledig og opptatt. Pris etter type leietaker. Godkjenning med logg. Innbyggerne logger inn med ID-porten, og saksbehandleren ser historikken i stedet for lange e-posttråder. Les mer om bookingsystem for kommuner.
Slik kommer laget i gang
Tilbake til utleieansvarlig. En kveld etter trening setter hun seg ned med styrelederen og går gjennom huset.
Først skriver de ned hva som faktisk leies ut. Er det bare salen, salen med kjøkken, eller hele huset? Hver del som kan leies ut for seg, får sin egen plass i kalenderen.
Så setter de prisene per type leietaker. Medlem, ikke-medlem, lag og bedrift. De bruker prisene laget allerede har vedtatt, og skriver dem inn én gang.
Deretter tar de husreglene ut av PDF-en og legger dem inn i bookingen. Når skal huset være ryddet? Hva gjelder for musikk og alkohol? Den som leier, ser reglene før hen sender forespørselen.
Til slutt bestemmer de hvem som godkjenner. Det kan være hun, eller to i styret som deler på det. Så åpner de kalenderen.
Uka etter kommer den første forespørselen en søndag kveld. Hun ser den på telefonen, sjekker at den passer med reglene, og trykker godkjenn. Betalingen kommer inn med en gang. Hun trenger ikke ringe noen.
Vil du se stegene i detalj, finner du dem i guiden for utleiere på Digilist.
Vanlige spørsmål
Hvordan finner jeg et klubbhus til leie? Start med idrettslaget, velforeningen eller kommunen nærmest deg, og se etter en bookingside med ledig kalender. Mange lag har fortsatt bare et telefonnummer eller en PDF, så da må du ringe.
Hva koster det å leie et klubbhus? Det avhenger av laget, og de fleste har ulik pris for medlem, ikke-medlem og bedrift. Sjekk lagets gjeldende prisliste, eller prisen som vises når du booker.
Kan hvem som helst leie klubbhuset? Det bestemmer laget selv. Mange har aldersgrense eller leier bare ut til medlemmer og lokale lag, og med godkjenning i bookingsystemet kan laget sjekke hver forespørsel før det sier ja.
Hvordan kan et idrettslag leie ut klubbhuset uten dobbeltbooking? Legg trening, kamper, medlemsarrangementer og privat leie i samme sanntidskalender. Da forsvinner en opptatt dato for alle på en gang.
Hvordan tar laget betalt for utleie av klubbhus? La leietakeren betale på nett når hen booker, med Vipps, kort eller faktura. Da slipper kassereren å jage betalinger etterpå.
Hva er forskjellen på klubbhus, grendehus og velhus? Et klubbhus eies som regel av et idrettslag eller en klubb, mens et grendehus eller velhus eies av en velforening, et grendelag eller kommunen. Alle tre leies vanligvis ut til private selskaper og møter.
Huset er det samme
Huset er det samme, og dugnadsgjengen er den samme. Forskjellen er at ledige kvelder blir synlige, og at laget bruker tiden på å si ja i stedet for å ringe tilbake.