Et arrangement er sjelden bare ett system. Kulturhuset har sin bookingkalender for salen, kommunen sender ut en Google-skjema-lenke for påmelding til folkemøtet, og billettene til det betalte kveldsarrangementet selges gjennom en ekstern billettleverandør som tar en andel av hvert salg. Tre systemer, tre datasett, og ingen av dem snakker sammen når du skal telle hvor mange som faktisk kommer, eller avstemme hva arrangementet satt igjen med. Digilist samler billettlevering, påmelding og oppgjør i den samme plattformen som booker selve lokalet, slik at arrangementet driftes fra én kalender i stedet for tre.
Billettlevering og påmelding er to forskjellige behov
De fleste tenker "billettsystem" når temaet er arrangement, men i praksis dekker kommuner og arrangører to ulike behov. Billettlevering gjelder betalte arrangementer: konsert, festival, kurs med deltakeravgift, der publikum kjøper en billett med pris, billettype og kvote. Påmelding gjelder ofte gratis eller offentlige arrangementer: folkemøte, åpen dag, informasjonsmøte, der målet ikke er inntekt, men en pålitelig deltakerliste og riktig kapasitetsstyring på rommet.
Forskjellen har betydning for hvordan løsningen settes opp. Et betalt arrangement trenger billettyper, priser, rabattkoder og betalingsflyt. Et offentlig påmeldingsarrangement trenger et enkelt skjema, en kapasitetsgrense og en oppdatert liste saksbehandler kan hente ut når møtet nærmer seg. Digilist dekker begge deler i samme verktøy, slik at et kulturhus kan bruke betalt billettsalg til konserten om kvelden og gratis påmelding til foredraget om ettermiddagen, uten å sette opp to forskjellige systemer.
Digital billettlevering for betalte arrangementer
For betalte arrangementer handler billettløsningen om å gjøre salget forutsigbart for arrangøren og enkelt for kjøperen. Du oppretter flere billettyper med hver sin pris og kvote (ordinær, honnør, barn, VIP), og beholdningen oppdateres i sanntid slik at det aldri selges flere billetter enn kapasiteten på lokalet tillater. Kjøperen betaler med Vipps eller kort i samme flyt og får billetten med QR-kode med en gang, uten å opprette konto hos en ekstern billettleverandør.
Rabattkoder og kuponger lar deg kjøre tidligfugl-priser eller medlemsrabatter uten manuelt arbeid, og gavekort kan løses inn direkte mot billettkjøpet. Ved inngangen skanner du QR-koden fra mobilen, billetten merkes som brukt umiddelbart, og du følger innsjekk og fyllingsgrad live gjennom hele arrangementet. Se hele funksjonsoversikten på billettsystem-siden.
Påmelding til offentlige arrangementer
Kommuner arrangerer langt flere møter, foredrag og åpne dager enn betalte arrangementer, og disse har egne krav. Det viktigste er ikke betaling, men å vite hvor mange som faktisk kommer, slik at rommet, stolene og eventuell servering stemmer med oppmøtet. En digital påmelding erstatter e-post- og Excel-listen med et skjema som oppdaterer kapasiteten i sanntid, slik at antall påmeldte aldri overstiger det rommet faktisk har plass til.
Fordi påmeldingen ligger i samme plattform som bookingen av selve lokalet, ser saksbehandler kapasitet og påmeldte i samme oversikt, ikke i to systemer som må avstemmes manuelt før møtet. Deltakerlisten er samlet ett sted og kan hentes ut når den trengs til møtet, i stedet for å ligge spredt i innbokser og regneark hos ulike ansatte.
Betaling, oppgjør og regnskap: inntektsgenereringen i løsningen
Billettsalg er ikke ferdig når kjøperen har betalt. Pengene skal frem til arrangøren, og bilagene skal frem til regnskapet. Oppgjøret fra Vipps- og kortbetalinger utbetales til arrangørens konto etter avtalte vilkår, med bilag og EHF-fakturagrunnlag der det trengs, slik at hver transaksjon er sporbar fra billettkjøp til bokført inntekt. Det samme gjelder refusjon: setter du reglene for avlysning, ombooking og navnebytte selv, håndteres kanselleringer digitalt i stedet for manuelt over telefon.
For kommuner som allerede bruker Digilist til fakturering av lokalleie, går billettinntektene inn i samme økonomiflyt som resten av bookingvirksomheten, med samme kontoplan og samme regnskapsintegrasjon. Detaljene rundt fakturering, refusjon og avstemming er beskrevet nærmere i Fakturering, refusjoner og avstemming.
Én kalender for lokale, arrangement og billetter
Den reelle gevinsten kommer når billettløsningen ikke er et sidesystem for eventledelse, men henger sammen med bookingen av lokalet arrangementet skal foregå i. Når salen bookes og billettsalget åpnes i samme plattform, kan to arrangementer aldri kollidere på samme dato og rom, og kapasiteten på billettene kan aldri overstige det fysiske rommet faktisk har plass til. Arrangøren ser i én oversikt hvor mange som er påmeldt eller har billett, hvilke billettyper som selger, og hva arrangementet har generert i inntekt, i sanntid mens salget pågår.
Det gjelder enten arrangementet er en kommunal kulturkveld i et flerbrukslokale, en konsert i kulturhuset eller et betalt kurs i et møterom. Slik ser billettkjøperen resultatet fra sin side: konserter, festivaler og andre arrangementer samlet med pris og ledige billetter under arrangementer.
Book demo
Vil du se hvordan billettsalg, påmelding og oppgjør kan samles med bookingen av lokalet i én løsning? Book en demo, så viser vi hvordan et betalt arrangement og et gratis påmeldingsmøte settes opp i samme plattform, fra første billett til ferdig oppgjør.